Skriv ut
Funksjonsbasert eller emnebasert?
I en tradisjonell arkivnøkkelen klasseres sakene ofte etter emne, det vil si etter hva de handler om. Men mange såkalte emner beskriver en funksjon. Det er også mulig å lage en arkivnøkkel der sakene blir klassert etter hvorfor de ble til, altså etter funksjon.
Hvorfor funksjonsbasert?
- Dokumentene tilføres viktig kontekstuell informasjon
- Gjenfinning og tilgangsstyring forenkles.
- En funksjonsbasert bevaring og kassasjonsvurdering kan lettere overføres til arkivmaterialet.
Funksjonsanalyse
For å lage en arkivnøkkel basert på funksjoner må man foreta en analyse av virksomheten. En virksomhet vil vanligvis bare ha et fåtall hovedfunksjoner, men noen av disse kan deles opp i underfunksjoner. En funksjon deles opp i aktiviteter som har en begynnelse og en slutt. En aktivitet som gjentar seg kan man kalle en prosess. En aktivitet kan igjen deles opp i transaksjoner, og det er transaksjonene som skaper arkivdokumenter (records).
Kjekt å vite
Selv om statlige organ normalt skal bruke Fellesnøkkelen for de første klassene er det mulig å lage en funksjonbasert arkivnøkkel for organets fagsaker.
En funksjonsanalyse kan og bør resultere i både et nytt klassifikasjonssystem og nye bevarings- og kassasjonsregler. Det finnes verktøy for å gjøre funksjonsanalyser, se f.eks den australske standarden DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems.)
Lovhjemmel
Arkivforskriften § 2-3 sier at et organ normalt skal ha et klassifikasjonssystem - en arkivnøkkel - som omfatter alle de saksområden organet steller med.