Kva er arkivering utan journalføring?

I eit papirarkiv har ein til alle tider kunna leggje eit dokument ned i ei mappe utan å registrere det i journalen. Då finn ein ikkje dokumentet ved å leite i journalen, det finst ikkje spor etter det før ein opnar saksmappa og ser at det ligg der. Også i eit elektronisk arkiv vil det vere behov for å arkivere dokument utan å journalføre.

Kvifor arkivere utan å journalføre?

Arkiveringsplikta går lenger enn journalføringsplikta. For eksempel kan organinterne dokument journalførast "så langt organet finn det tenleg," som det heiter i arkivforskrifta § 2-6.

Korleis arkivere utan å journalføre?

I eit elektronisk arkiv må eit dokument registrerast i arkivsystemet for at det skal bli arkivert. Ei forenkla registrering er ein måte å arkivere organinterne dokument på som ikkje skal journalførast. Det skal vere ein parallell til praksisen frå papirarkiv med å leggje eit dokument i saksmappa utan å registrere det i journalen. Attfinning skal skje via saka, og brukaren skal identifisere dokumentet ved å sjå det på skjermen.

Noark-standarden stiller krav til korleis arkivsystema skal handtere denne typen arkivdokument. For eksempel skal berre det minimumet av metadata registrerast som er nødvendig for å knyte dokumentet til saka, og det skal ikkje vere mogeleg å søkje fram dokumentet. I Noark-4 blir dette kalla for "logga dokument", mens det i Noark 5 heiter "forenkla registrering." 

Kjekt å vite

Korrespondansedokument som berre anten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, bør journalførast sjølv om det ikkje er ei plikt til det.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-6 omhandlar journalføring og anna registrering og definerer kva som er journalføringspliktig og ikkje.