Skriv ut
Hva er journalføringsplikten?
Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å føre journal. Dette går frem av arkivforskriften § 2-6. I tillegg er det en del virksomheter som i følge offentlighetsloven også har plikt til å føre journal etter arkivloven med forskrifter, uten samtidig å være underlagt andre bestemmelser i arkivloven. Dette er virksomheter som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift, samt virksomheter hvor det offentlige har en særlig interesse.
Når har man journalføringsplikt?
Det er tre kriterier som må være oppfylt for at et dokument skal være journalføringspliktig. For det første må det være et saksdokument for organet. For det andre må dokumentet enten være kommet inn til eller sendt ut fra organet. Og for det tredje må dokumentet både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men det er enkelte typer organinterne dokumenter det allikevel er journalføringsplikt på
Hvorfor har vi en journalføringsplikt?
Offentlige organer har plikt til å føre journal for at den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Overordnede myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert og dermed kan gjenfinnes og overprøves.
Kjekt å vite
Hvis et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det ikke i arkivet - det skal arkivbegrenses.
Dokumenter som bare enten fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. De skal journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Organinterne dokumenter kan registreres på en enklere måte hvis ledelsen har bestemt det.
Lovhjemmel
Arkivforskriften § 2-6 sier at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter
Offentleglova §10 sier at organer skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter