Kva er journalføringsplikta?

Offentlege organ har ei klar plikt til å føre journal. Dette går fram av arkivforskrifta § 2-6 . I tillegg er det ein del verksemder som ifølgje offentleglova også har plikt til å føre journal etter arkivlova med forskrifter, men utan samtidig å vere underlagde andre føresegner i arkivlova. Dette er verksemder som fattar enkeltvedtak eller utferdar forskrift, og verksemder der det offentlege har ei særleg interesse.

Når har ein journalføringsplikt?

Det er tre kriterium som må vere oppfylte for at eit dokument skal vere journalføringspliktig. For det første må det vere eit saksdokument for organet. For det andre må dokumentet anten ha kome inn til eller blitt sendt ut frå organet. Og for det tredje må dokumentet både vere gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument er det i utgangspunktet valfritt å journalføre, men det er somme typar organinterne dokument det likevel er journalføringsplikt for.

Kvifor har vi journalføringsplikt?

Offentlege organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukast. Overordna styresmakter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert og dermed kan ettersporast og overprøvast.

Kjekt å vite

Dersom eit dokument korkje fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal det ikkje i arkiverast – det skal arkivavgrensast.

Dokument som anten berre fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal arkiverast. Dei skal journalførast når begge kriteria er oppfylte, men det er ingenting i vegen for å journalføre dei om berre eitt av kriteria er oppfylt. Organinterne dokument kan registrerast på ein enklare måte dersom leiinga har bestemt det.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-6  seier at eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar.

Offentleglova §10  seier at organ skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter.