Skriv ut
Hva er gradert materiale?
Gradert materiale er dokumenter eller opplysninger som etter bestemmelser i lov eller forskrift skal håndteres på bestemte måter, og som ikke alle ansatte skal ha tilgang til. Det er altså bare autorisert personale som skal ha kjennskap til at dokumentene og opplysningene finnes. I tillegg skal dokumentene og opplysningene selvsagt være unntatt offentlig innsyn. Adgang til materialet krever ofte en sikkerhetsklarering. Offentlighetsloven hjemler skjerming, men gradering kan kun skje med hjemmel i:
- Sikkerhetsloven (Begrenset, Konfidensielt, Hemmelig og Strengt hemmelig)
- Beskyttelsesinstruksen (Fortrolig eller Strengt fortrolig)
Hvordan journalfører man gradert materiale?
Ved papirbasert journalføring skal dokumenter med ulik gradering føres i hver sine journaler (men konfidensielt og hemmelig i samme journal). Ved elektronisk journalføring er det ikke et slikt krav om oppdeling, men at det skal kunne lages logiske utdrag eller fysiske utskrifter etter samme inddeling som for papirjournaler.
Dokumenter gradert med Strengt fortrolig skal føres i journal som er unntatt fra offentlig innsyn, mens dokumenter gradert fortrolig kan føres i vanlig åpen journal. Det er journalføringsplikt for organinterne dokumenter med gradering konfidensielt eller høyere.
Systemer og medier for gradert materiale
Det systemet som benyttes, må i tillegg til å følge Noark-standarden være sikkehetsgodkjent for den høyeste gradering som benyttes på dokumenter som registreres. Det skal også føres et eget medieregister over maskinlesbare medier som benyttes til lagring av opplysninger gradert konfidensielt eller høyere.
Kjekt å vite
Offentlighetsloven har bestemmelser om skjerming.
Lovhjemmel
Forskrift om informasjonssikkerhet gir bestemmelser om journalføring av graderte dokumenter i kapittel 4B §§4-10 - 4-17
Forskrift om informasjonssikkerhet er hjemlet i lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven)
Beskyttelsesinstruksens fulle navn er "Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter"