Skriv ut
Har fagsystemer journalføringsfunksjoner?
Med journal menes den løpende og systematiske oversikten over inngående og utgående dokument som organ som omfattes av offentlighetsloven, skal føre. Mange fagsystemer mottar og/eller produserer journalpliktige dokumenter. Disse skal føres i en journal. Hvis fagsystemet ikke har journalføringsfunksjoner, må saksdokumentene likevel registreres.
Arkivstrukturen i Noark 5 gjør det mulig å forenkle journalføringen og arkiveringen, slik at det kan gjøres automatisk av fagsystemet, og likevel tilfredsstille kravene til Noark 5. Fagsystem som ikke har godkjent funksjonalitet i tråd med Noark 5-kjerne, skal likevel ha tilrettelagt funksjonalitet for journalføring av saksdokumenter.
Skal et fagsystem produsere offentlig journal?
Dokumenter som er saksdokumenter etter offentlighetsloven, skal i prinsippet journalføres, uansett hvilket system saksdokumentene inngår i. Om noe blir kalt journal eller lignende, har ingen betydning. Det er funksjonen til registeret som er avgjørende. Publikum har krav på å se hele journalen, ikke bare enkeltinnføringer. Dette gjelder også journaler som inngår som del av et fagsystem. Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i et elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem (fagsystem) skal en på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som publikum har krav på å se. Hvis det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som skal skjermes, kan enkeltopplysninger utelates eller nøytraliseres i den versjonen av journalen som publikum får se (offentlig journal).
Organ som er underlagt offentlighetsloven er altså pliktig å stille til rådighet for publikum journalopplysninger om saksdokumentene sine. Det er ikke slått fast at det enkelte fagsystemet skal kunne produsere en offentlig journal, men det skal være mulig for organet å hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som publikum har krav på å se, på en enkel måte.
Journaler unntatt offentlighet
Noen journaler kan eller skal unntas offentlighet. Dette er for eksempel journaler som inneholder dokumenter som er gradert etter beskyttelsesinstruksen eller forskrift om informasjonssikkerhet. For noen fagsystem innen forsvaret, helse- og omsorgssektoren, barnevernssektoren, pedagogisk-psykologisk tjeneste osv. vil det derfor ikke være relevant at systemet skal kunne produsere offentlig journal.
Innsyn i sammenstilling fra databaser
Alle kan kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til et organ dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Organ som mottar et slikt innsynskrav, har plikt til å etablere et nytt dokument ved å sammenstille opplysninger fra ulike databaser hvis dette er nødvendig for å etterkomme innsynskravet. Plikten til å lage et slikt sammenstilt dokument gjelder bare hvis det kan gjøres på en enkel måte ved hjelp av enkle verktøy. Det nye, sammenstilte dokumentet skal journalføres og arkiveres på vanlig måte, for det vil være å betrakte som et saksdokument for organet.
Lovhjemmel
Arkivforskriften §§ 2-6 og 2-7 inneholder bestemmelser om hvilke dokumenter som skal journalføres og hvilke opplysninger som skal være med i journalen.
Offentlighetsloven § 10 inneholder bestemmelser om at et organ skal føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter og § 9 fastslår retten til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser.