Skriv ut
Hva er en journal?
Journal betyr ”daglig”, og brukes generelt om en bok eller protokoll der en noterer (de daglige) opplysningene om noe. I arkivsammenheng er det betegnelsen på et register over saksdokumenter i et organ. Den rapporten som tas ut jevnlig med kronologisk oversikt over brev inn og ut, kalles også en journal, eller en postliste. Journalføring er da den systematiske og fortløpende registreringen av opplysninger i en journal.
Journalføringsplikten
Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å føre journal. Dette går frem av arkivforskriften § 2-6. I tillegg er det en del virksomheter som i følge offentlighetsloven også har plikt til å føre journal etter arkivloven med forskrifter, uten samtidig å være underlagt andre bestemmelser i arkivloven.
Hvorfor føre journal?
Vel så viktig som journalføringsplikten, er det at virksomheten har en egeninteresse i det å føre journal ut fra egne behov. Det er viktig å ha kontroll over egen korrespondanse. Dette handler om ryddighet i forhold til håndtering, oppbevaring og gjenfinning av dokumenter. Journalen er et instrument for å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert.
Fra papirbasert til elektronisk journal?
Noark-standarden kom i 1984, og fram til 1990 tok flere og flere offentlige og private organ i bruk elektronisk journalføring. Tidligere ble journaler ført på papir. Hvert dokument som kom inn til et organ ble registrert kronologisk med et unikt løpenummer og det ble notert hvilket brev det besvarte (det betød at svarbrevet fikk samme journalnummer som det inkomne). Med elektronisk journal innførte man et nytt system der den enkelte sak fikk et kronologisk løpenummer og dokumentene fikk fortløpende nummer under saken. Samtidig gjorde søking i metadata gjorde det enklere å finne fram i arkivet.
Kjekt å vite
I et elektronisk arkiv inneholder journalsystemet også selve arkivdokumentene, og hvis det er tilknyttet et saksbehandlingssystem finnes informasjon om dokumentproduksjon og arbeidsflyt.
I et arkiv med få saker kan det føres journal på papir, eller i et elektronisk regneark som kan skrives ut. Offentlige organ skal bruke et Noark-godkjent system.
Lovhjemmel
Arkivforskriften kapittel IIB har bestemmelser om journal og elektroniske journalsystem.