Oppsummering av høringen

Riksarkivet har oppsummert innspillene fra høringen om forslag til nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene (BKOFFSEK-kommune).

Vi har mottatt 64 eksterne høringssvar. Mange kommuner har avgitt høringssvar i felleskap med andre kommuner eller sammen med en kommunal depotinstitusjon, slik at det totale antallet høringsinstanser som har avgitt høringssvar er nesten det dobbelte.

Generelt om høringssvarene

Høringsdokumentene ble sendt til samtlige kommuner og fylkeskommuner, IKA’er, fylkesarkiv og
byarkiv. Høringsdokumentene ble også sendt til departementene, Datatilsynet, Statens sivilrettsforvaltning, KS, Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) og Norsk Arkivråd. Høringen var også tilgjengelig på våre hjemmesider.

Høringssvarene fordeler seg slik:

  • Kommuner: 76 + Longyearbyen lokalstyre
  • Fylkeskommuner: 10
  • Kommunale (fylkeskommunale) depotinstitusjoner: 13
  • Statlige organer: 12
  • Organisasjoner: 3
  • Private organer: 2

Totalt 11 høringsinstanser uttaler at de ikke har merknader til forslaget, mens de øvrige har hatt merknader til høringsforslaget eller har svart på høringsspørsmålene. Mange av høringsinstansene har levert grundige og gjennomarbeidede høringssvar. Flere høringsinstanser har drøftet problemstillingene med faginstansene i den respektive kommunen eller fylkeskommunen.

Spørsmål i høringsbrevet

I høringsbrevet ba Riksarkivaren om høringsuttalelsenes syn på fem problemstillinger:

  1. De overordnede bevarings- og kassasjonsvurderingenene
  2. Bevaring av saker som blir politisk behandlet
  3. Bevaring av individinformasjon
  4. Kartleggingens dekningsgrad
  5. Andre endringer i forslaget

De statlige høringsinstansene ble bedt om å ta stilling til den første problemstillingen, mens øvrige høringsinstanser ble bedt om å ta stilling til samtlige høringsspørsmål. Svært mange høringsinstanser har uttalt seg om disse problemstillingene.

Andre generelle kommentarer

  • Det bør utarbeides kommunale klassifikasjonssystemer som er tilpasset det nye regelverket i.e. en funksjonsbasert arkivnøkkel. Riksarkivet bør ta initiativ til dette.
  •  Det haster med å få utarbeidet et regelverk for pasientjournaler.
  • Regelverket bør suppleres med en veiledning utarbeidet av Arkivverket i samarbeid med kommunal sektor eller at høringsnotatet oppdateres og følger regelverket videre.

Videre oppfølging

I forbindelse med høringen har mange høringsinstanser kommentert en eller flere enkeltparagrafer i den fagspesifikke delen av regelverket. Disse vil bli gjennomgått enkeltvis, supplerende kartlegging vil bli utført der det er behov for det. Det vil bli gjort mindre endringer mht ordlyden i formuleringene, og konkrete innspill om mer eller mindre bevaring vil bli tatt stilling til. I samarbeid med jurister i Riksarkivet, vurderes det også om strukturen i regelverket kan forenkles noe, slik at regelverket fremstår som mer overordnet. Dette arbeidet er påbegynt, og forventes fullført i løpet av september/oktober.

Flere høringsinstanser har etterlyst tiltak for å implementere regelverket, blant annet utarbeiding av veiledning og revisjon av K-kodene. Det har også kommet innspill om behovet for hyppig revisjon av regelverket. Flere høringsinstanser ber også om at det utarbeides bevarings- og kassasjonsregler for pasientjournaler i kommunehelsetjenesten. Tilsvarende har mange høringsinstanser påpekt behovet for at det gjøres endringer i regelverket som dekker perioden 1986/87 til d.d., særlig med tanke på statistiske utvalg.

Riksarkivaren vil i regi av SAMDOK-prosjektet , opprette en arbeidsgruppe med deltagere fra Arkivverket, kommunal sektor, KS med flere. Oppfølging av regelverket  utarbeiding av veiledning med mer vil bli viktige oppgaver for arbeidsgruppen.