Innledning

Begynn med en avgrensing. Hva omfatter bevarings- og kassasjonsplanen (bk-planen)? Behandler bk-planen et organ, en etat eller en sektor? Tar den for seg hele organet, etaten eller sektoren historie eller bare noen utvalgte perioder? Gjelder bk-planen alle sakstyper eller bare noen bestemte sakstyper? Omfatter bk-planen både elektronisk materiale og papirmateriale, bare papirmateriale eller bare elektronisk materiale?

Man kan gjerne innledningsvis omtale organets rolle i samfunnet eller gi en sammenfatning av forslaget til nye bk-regler.

Beskrivelse av organet

Gi en kort presentasjon av organet (organene) som bk-planen behandler. Beskriv dagens ansvarsområder, oppgaver og organisering (ta gjerne utgangspunkt i årsrapportene)? Beskriv organets eller etatens plass i det administrative hierarkiet

Inkluder også en kort historik. Beskriv kort opprettelsen av organet. Når og hvorfor ble organet (organene) opprettet? Nevn eventuelle forløpere. Oppgi alle navn hvis organet har endret navn. Gi en kort beskrivelse organisasjonsendringer og endringer i oppgaver og ansvarsområder over tid.

Historikken må stå i forhold til bk-planens omfang. Omhandler bk-planen kun perioden 1984 – 2001, er det ikke nødvendig å bruke mange sider på å beskrive organets opprettelse på 1800-tallet. Ta med det som er relevant for arkivdanningen! Hvis et kontor eller en avdeling har skapt et arkiv, bør kontoret eller avdelingen omtales. Tilsvarende bør en omorganisering omtales, hvis den har medført et periodeskille eller store endringer mht ansvarsområder og oppgaver. Innføring av nye ansvarsområder i perioden bk-planen dekker, bør også omtales.

Beskrivelse av materialet og tilhørende saksområder

Beskriv materialet som er gjenstand for bevarings- og kassasjonsvurderingen. Når det gjelder papirarkivene er det naturlig å bruke mest tid og plass på å beskrive de store seriene. Det kan både være serier som er knyttet til bestemte oppgaver eller saksbehandlingsprosesser, eller serier som tilsvarer en kode i arkivnøkkelen. Hvis man velger å knytte bevarings- og kassasjonsbestemmelser til kodene i arkivnøkkelen, må arkivnøkkelen være egnet til formålet dvs. at den er enkel å forstå og gir et godt bilde av materialet. Hvis bk-planen omfatter et svært langt tidsrom, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å la arkivperiodene utgjøre enhetene som beskrives i bk-planen og som det knyttes bevarings- og kassasjonsbestemmelser til. Så langt det er mulig bør man allikevel prøve å identifisere serier innen en arkivperiode og la seriene utgjøre enhetene som man beskriver og bevarings- og kassasjonsvurderer.

Når det gjelder elektroniske arkiver bør systemene utgjøre enhetene som beskrives.

Bevarings- og kassasjonsforslag

Drøft materialets bevaringsverdi. Bruk helst den samme strukturen som ble brukt da materialet ble beskrevet. Det er viktig at drøftingen av bevaringsverdien kobles til beskrivelsen av ordningene, funksjonene, saksprosessene, og arkivseriene eller fagsystemene.

Det er ikke nødvendig å gjengi regelverket mht til bevaring og kassasjon. Det er tilstrekkelig å referere til regelverket når det er relevant.

Forslag om bevaring og kassasjon skal alltid begrunnes! Å sette b eller k etter kodene i arkivnøkkelen holder ikke som begrunnelse. Det er heller ikke tilstrekkelig å si at arkivet etter NN eller en bestemt serie er bevaringsverdig eller ikke bevaringsverdig i henhold til bevaringsformål 1, 2 eller 3 i Bevarings- og kassasjonsutvalgets rapport eller Riksarkivarens hovedprinsipper. Vær så konkret som mulig!

Det må tydelig fremgå av bk-planen hva slags materiale som foreslås bevart og hva som foreslås kassert. Bevarings- og kassasjonsreglene knyttes til kodene i arkivnøkkelen eller til arkivserier eller fagsystemer

For organets egen del bør det settes kassasjonsfrister på materiale som foreslås kassert. Kassasjonsfristene skal ta hensyn til organets egne dokumentasjonsbehov samt oppbevaringspåbud i lover og forskrifter om berører det aktuelle fagområdet.