Linjeoppgave

For et lite organ med ordnede arkiver, få fagsystemer og en kort og oversiktlig historie, kan det være tilstrekkelig at bevarings- og kassasjonsplanen (bk-planen) utarbeides av en ansatt i arkivet eller en saksbehandler som er fortrolig med arkivene.

Hvem bør lage bevarings- og kassasjonsplanen? Den som kjenner arkivene best, er ikke nødvendigvis best egnet til å lage en bk-plan. Vedkommende bør også være systematisk, være flink til å innhente informasjon, ha god kjennskap til organet og ha god skriftlig formuleringsevne.

Det er viktig at vedkommende henter informasjon fra andre medarbeidere i arkivet, it-ansatte, saksbehandlere og ledere etter behov. Utkastet til bevarings- og kassasjonsplan bør også kvalitetssikres av ansatte i og utenfor arkivet som kjenner arkivene, fagsystemene og organets historie godt.

Internt prosjekt

Når det skal utarbeides en bk-plan for et større organ f.eks et departement, et direktorat eller for en sektor, kan det være hensiktsmessig å organisere arbeidet som et prosjekt.

Hvem bør delta i prosjektet? Det er viktig at arbeidet med bk-planen ikke bare blir arkivets prosjekt, men organets (organenes) prosjekt dvs. at også saksbehandlere og it-folk sitter i prosjektgruppen, og at prosjektet forankres i organets (organenes) ledelse. Samtidig er det viktig at arkivet har innflytelse i prosjektet, f.eks at arkivleder er prosjektleder, deltar prosjektet eller sitter i styringsgruppen.

Skal det lages en bk-plan for et stort organ, en etat eller en sektor, kan det være en fordel med et forprosjekt som kan gi en oversikt over omfanget av prosjektet både mht hvor mye materiale som skal kartlegges og bk-vurderes, og hvor mye ressurser som kreves for å gjennomføre et slikt prosjekt.

Eksterne konsulenter

Dersom organet ikke har kompetanse eller ressurser til å lage en bk-plan, kan det være en løsning å sette bort hele eller deler av arbeidet med bk-planen til eksterne konsulenter. Eksterne konsulenter kan også lede eller delta i et prosjekt som utarbeider bk-planen.

Selv om arbeidet settes bort, er det nødvendig å involvere arkivmedarbeidere, it-medarbeidere, saksbehandlere og ledere i arbeidet med bevarings- og kassasjonsplanen. Ansatte i organet må bistå med informasjon underveis i prosessen. Det er viktig at det settes av tid til dette og at ledelsen signaliserer at dette arbeidet er viktig.

Det er også viktig at arkivet og it-tjenesten kvalitetssikrer utkastet til bk-plan før det sendes til Arkivverket. Arkivet skal på et senere tidspunkt utføre kassasjonen av papirarkiver og sørge for at kassasjonsfrister blir overholdt. Prosjektet må forsikre seg om at arkivet er innforstått med hvordan kassasjonen skal foregå og at valgt kassasjonsmetode lar seg gjennomføre i praksis.

It-tjenesten skal ta uttrekk (eksporter) fra systemene som skal deponeres, og må også gå god for den valgte uttrekksmetodemetoden.