Det store tidssluket i arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan er som regel kartleggingen. Tidsbruken avhenger av to faktorer: bk-planens omfang (hvor mye skal gjennomgås) og kvaliteten på arkivene som skal vurderes.

Kartleggingen og bk-vurdering av organet

  • Hvilke organer skal bevarings- og kassasjonsvurderes?
  • Har organet (organene) en lang historie?
  • Har det vært mange og store organisasjonsendringer i organet, der organet har fått eller mistet viktige oppgaver?

Svarene på spørsmålene ovenfor vil gi et grunnlag for å beregne ressursbruken. Genrelt kan man gå ut i fra at desto større eller flere organ og broket historie – desto mer tidkrevende blir arbeidet med bk-planen.

Kartleggingen og bk-vurdering av papirarkivene

  • Hvor mange arkiver skal vurderes og hvor store er de?
  • Er de ordnet eller uordnet?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i arkivene?
  • Er saksbehandlingen som arkivene er et resultat av rutinepreget eller komplisert?

Svarene på spørsmålene ovenfor vil gi et grunnlag for å beregne ressursbruken. Komplisert saksbehandling skaper arkiver som det er tidkrevende å vurdere.

Uordnede arkiver med stor tematisk variasjon tar alltid lengre tid å kartlegge enn ordnede arkiver med liten tematisk variasjon.

Det tar også lengre tid å kartlegge mange arkiver enn få arkiver, men ikke nødvendigvis lengre tid å kartlegge et stort arkiv enn et lite arkiv, hvis det er ordnet.

Kartleggingen og bk-vurdering av de elektroniske arkivene

  • Hvor mange fagsystemer skal vurderes?
  • Er det snakk om enkle systemer eller store kompliserte systemer?
  • Eksporteres og importeres informasjon fra eller til andre systemer?
  • Hvis det skjer saksbehandling i systemet, er den rutinepreget eller komplisert?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i systemene?
  • Er systemene godt dokumentert?

Svarene på spørsmålene ovenfor vil gi et grunnlag for å beregne ressursbruken. Det gjelder i stor grad det samme her som for papirarkiv. Flere, større og mer kompliserte systemer innebærer med arbeid.

Hvis systemene utveksler mye informasjon med andre systemer eller er dårlig dokumentert gjør det dem mer tidkrevende å vurdere.