Skriv ut
Kontakt med Arkivverket
Når man skal lage en bevarings-og kassasjonsplan, er første skritt å ta kontakt med Arkivverket. Forvaltningsorganet eller organene, som skal lage en bk-plan, vil da få oppnevnt en kontaktperson i bk-seksjonen i Riksarkivet eller i et statsarkiv. Kontaktpersonen vil gi råd underveis.
I noen tilfeller vil også Arkivverket kunne delta aktivt i arbeidet med en bk-plan. Dette er særlig aktuelt hvis det skal utarbeides bk-planer for en hel samfunnssektor, for store komplekse landsdekkende organer eller for et stort fagområde uavhengig av organ.
Hvor omfattende skal bk-planen være?
De fleste bk-planer tar for seg et organ, for eksempel Forsvarsdepartementet, NVE eller Kulturrådet, men bk-planer kan også ta for seg hele etater, som NAV, Skattetaten eller Kriminalomsorgen, eller hele sektorer som Helsesektoren eller Forsvaret. I enkelte tilfeller kan det være aktuelt å utarbeide bk-planer for et fagområde, for eksempel felles regler for bevaring av eksamensbesvarelser ved Norges universiteter og høgskoler.
Som regel tar bk-planer for seg både elektroniske arkiver og papirarkiver, men hvis organet er stort eller man lager bk-plan for en etat eller en sektor, kan det være hensiktsmessig å begrense omfanget til bare å gjelde papirmateriale eller bare elektronisk materiale.
Tilbakeskuende eller fremadrettede bevarings- og kassasjonsforslag?
Bk- planer kan inneholde tilbakeskuende eller fremadrettede bevarings- og kassasjonsforslag (bk-forslag). At et bk-forslag er tilbakeskuende vil si at det bare omfatter materiale som allerede er skapt. Som regel omfatter bk-planen alt materiale som organet har skapt, som ikke allerede er kassert eller avlevert til et arkivdepot. I noen tilfeller kan det være aktuelt å avgrense bk-planen i tid, slik at den kun behandler materiale fra en bestemt arkivperiode (tidsperiode). Et fremadrettet bk-forslag inneholder også kassasjonsregler for materiale som ennå ikke er skapt.
Organisering av arbeidet
Arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan kan løses både som en linjeoppgave, ved etablering av et internt prosjekt eller ved bruk av eksterne konsulenter. Organet må selv vurdere hva som er hensiktsmessig arbeidsform i det aktuelle tilfellet
Ressursbruk
Uavhengig av hvordan man velger å organisere arbeidet med bk-planen, er det viktig at arbeidet forankres hos ledelsen, slik at det settes av tilstrekkelig med ressurser og at oppgaven prioriteres.
Av erfaring vet vi at det ofte er vanskelig å få satt av tid til å arbeide med en bk-plan. Sjansen for å lykkes er størst dersom det settes av hele dager, gjerne flere i strekk, til bk-arbeidet. For å få dette til i praksis, vil det ofte være nødvendig å fristille medarbeideren (e) som skal utarbeide bk-planen fra noen av de ordinære arbeidsoppgavene.