Saksgangen fram mot vedtak

Når utkastet til bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan) er ferdig, blir det sendt til Riksarkivet. Seksjon for bevaring og kassasjon behandlar utkastet til bk-plan og lagar eit forslag til vedtak som igjen skal godkjennast av Riksarkivaren.

Vi vil ofte ha behov for å samle meir informasjon eller få avklart enkelte punkt før vi kan fatte eit vedtak. Då tek vi kontakt med forvaltningsorganet som har sendt inn bk-planen. Det er derfor fint om det i følgjebrevet til bk-plan oppgis ein kontaktperson som kan svare på eventuelle spørsmål. Det hender også at vi mottek bk-planar som ikkje gir eit tilstrekkeleg grunnlag til å fatte eit vedtak på. Då blir bk-planen returnert samtidig som vi gir ei tilbakemelding om kva det bør arbeidast meir med.

Dersom forslaget vårt til vedtak avvik frå forslaget til bevarings- og kassasjonsføresegner i bk-planen, blir som regel forslaget vårt sendt på høyring til forvaltningsorganet eller organa som har utarbeidd bk-planen. Deretter blir vedtaket sendt til Riksarkivaren for endeleg godkjenning. Nokre gonger blir også bk-forslag sende på høyring til statsarkiva. Når vedtaket er godkjent av Riksarkivaren blir det sendt ut til organet eller organa som vedtaket gjeld.

Avlevering av papirarkiv

Statlege papirarkiv som skal bevarast for ettertida skal avleverast til Riksarkivet eller til eit statsarkiv. Før avlevering kan finne stad, må avleverande organ sende inn ei avleveringsliste til Riksarkivet eller statsarkivet som skal motta avleveringa. Avleveringstidspunkt blir avtalt når avleveringslista er godkjend.

Deponering av elektroniske arkiv

Elektronisk materiale som skal bevarast for ettertida skal deponerast i Riksarkivet. Når bevaringsvedtaket ligg føre, tek Seksjon for elektronisk arkivdanning kontakt med systemeigar for å avtale tidspunkt for deponering.

Revidering av bevarings- og kassasjonsplanen

På eit eller anna tidspunkt vil det som regel oppstå eit behov for å revidere enkelte av føresegnene i ein bk-plan. Det kan vere at nokre av føresegnene viser seg å vere vanskeleg å praktisere. Det kan for eksempel vere føresegner som seier at det skal gjerast eit utval basert på fødselsdato, mens materialet er ordna etter dødsdato eller etternamn, slik at det blir heller arbeidskrevjande å gjere utvalet.

Når nye system blir innførte, bør det gjerast ei bevarings- og kassasjonsvurdering av informasjonen i det nye systemet. Når elektronisk saksbehandling erstattar papirbasert arkivdanning vil det ofte også vere behov for å revidere føresegnene. Det same er tilfelle dersom innhaldet eller funksjonane i eit system blir endra i forhold til det som var utgangspunktet for bk-vurderinga.

Ta kontakt med Seksjon for bevaring og kassasjon i Riksarkivet når det er behov for å revidere føresegnene.