Skriv ut
Prosessen frem mot vedtak
Når utkastet til bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan) er ferdig, sendes det til Riksarkivet. Seksjon for bevaring og kassasjon behandler utkastet til bk-plan og lager et forslag til vedtak som igjen skal godkjennes av Riksarkivaren.
Vi vil ofte ha behov for innhente mer informasjon eller få avklart enkelte punkter før vi kan fatte et vedtak. Da tar vi kontakt med forvaltningsorganet som har sendt inn bk-planen. Det er derfor fint om det i følgebrevet til bk-plan oppgis en kontaktperson som kan svare på eventuelle spørsmål. Det hender også at vi mottar bk-planer som ikke utgjør et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et vedtak, da returneres bk-plan og vi gir samtidig en tilbakemelding om hva det bør arbeides mer med.
Dersom vårt forslag til vedtak avviker fra forslaget til bevarings- og kassasjonsbestemmelser i bk-planen, sendes som regel vårt forslag på høring til forvaltningsorganet eller organene som har utarbeidet bk-planen før vedtaket sendes til Riksarkivaren for endelig godkjenning. Noen ganger sendes bk-forslaget også på høring til statsarkivene.Når vedtaket er godkjent av Riksarkivaren sendes det ut til organet eller organene som vedtaket berører.
Avlevering av papirarkiver
Statlige papirarkiver som skal bevares for ettertiden skal avleveres til Riksarkivet eller til et statsarkiv. Før avlevering kan finne sted, må avleverende organ sende inn en avleveringsliste til Riksarkivet eller statsarkivet som skal motta avleveringen. Avleveringstidspunkt avtales når avleveringslisten er godkjent.
Deponering av elektroniske arkiver
Elektronisk materiale som skal bevares for ettertiden skal deponeres til Riksarkivet. Når bevaringsvedtaket foreligger, tar Seksjon for Elektronisk arkivdanning kontakt med systemeier for å avtale tidspunkt for deponering.
Revidering av bevarings- og kassasjonsplanen
På et eller annet tidspunkt vil det som regel oppstå et behov for å revidere enkelte av bestemmelsene i en bk-plan. Det kan være at noen av bestemmelsene viser seg å være vanskelig å praktisere. Det kan for eksempel være bestemmelser som sier at det skal foretas et utvalg basert på fødselsdato, mens materialet er ordnet etter dødsdato eller etternavn, slik at det blir uforholdsmessig arbeidskrevende å foreta utvalget.
Når nye systemer innføres, bør det foretas en bevarings- og kassasjonsvurdering av informasjonen i det nye systemet. Når elektronisk saksbehandling erstatter papirbasert arkivdanning vil det ofte også være behov for å revidere bestemmelsene.Det samme er tilfelle hvis innholdet eller funksjonene i et system blir endret i forhold til det som var utgangspunktet for bk-vurderingen.
Ta kontakt med bk-seksjonen i Riksarkivet når det er behov for å revidere bestemmelsene.