Skriv ut
Viktige informasjonskilder
Dersom organet har en arkivplan eller tidligere har utført en kartlegging av arkivbestanden, er dette et godt utgangspunkt for kartleggingen av papirarkiver. Kartleggingen og beskrivelsen av organets funksjoner og viktigste oppgaver vil ofte gi en god pekepinn om hva som finnes i arkivene.
Andre informasjonskilder:
- Arkivnøkler, andre fremfinningsverktøy og annen dokumentasjon som beskriver ordningsprinsippene og innholdet i arkivene.
- Lover, forskrifter, interne retningslinjer og prosedyrer er indirekte kilder til informasjon om innholdet i arkivene og hva slags saksbehandlingsprosesser arkivene er et resultat av.
- Arkivmedarbeidere og saksbehandlere med lang fartstid i organet er en viktig informasjonskilde, særlig når det gjelder eldre, avsluttede arkiver.
Gjennomgang av arkivene
Arkiver inneholder ofte annet materiale enn det man skulle tro ut fra overordnede beskrivelser av arkivene og saksbehandlingsprosessene. Det er derfor nødvendig å undersøke hva som faktisk befinner seg i arkivene.
Har saksbehandlingen vært rutinepreget og regelstyrt, og arkivene er ordnede og oversiktlige, er det ofte tilstrekkelig å ta stikkprøver av materialet. Er saksbehandlingen komplisert og uforutsigbar, det er stor variasjon i sakene eller arkivene er uordnede, vil det være behov for en mer omfattende gjennomgang av arkivene for å identifisere innholdet.
Kartlegging av eldre papirarkiver
Før innføringen av elektroniske journaler og arkiv, var arkivfunksjonen ofte helt eller delvis desentralisert. Ulike avdelinger eller fagområder hadde egne arkiver.
Ofte hadde en arkivmedarbeider (noen ganger et par arkivmedarbeidere, en sekretær eller en saksbehandler) ansvar for det enkelte arkiv. Arkivet og saksområdet var ofte ikke større enn at det var mulig ”å ha kunnskapen i hodet”, slik at det ble laget lite skriftlig materiale som dokumenterte ordning og innhold i arkivene.
I slike tilfeller er det viktig at personer som kjente arkivene godt intervjues, og at beskrivelsene av arkivene blir nedskrevet mens det fremdeles er ansatte som kjenner arkivene godt i organet. Det var tidligere også mindre vanlig å dokumentere saksbehandlingsprosesser enn det er i dag. Det er derfor viktig å bruke og å dokumentere kunnskapen erfarne saksbehandlere sitter inne med.