Viktige informasjonskjelder

Dersom organet har ein arkivplan eller tidlegare har utført ei kartlegging av arkivbestanden, er dette eit godt utgangspunkt for kartlegginga av papirarkiv. Kartlegginga og omtalen av organet sine funksjonar og viktigaste oppgåver vil ofte gi ein god peikepinn om kva som finst i arkiva.

Andre informasjonskjelder:

  • Arkivnøklar, andre framfinningsverktøy og annan dokumentasjon som omhandlar ordningsprinsippa og innhaldet i arkiva
  • Lover, forskrifter, interne retningslinjer og prosedyrar er indirekte kjelder til informasjon om innhaldet i arkiva og kva slags saksbehandlingsprosessar arkiva er eit resultat av
  • Arkivmedarbeidarar og saksbehandlarar med lang fartstid i organet er ei viktig informasjonskjelde, særleg når det gjeld eldre, avslutta arkiv

Gjennomgang av arkiva

Arkiv inneheld ofte anna materiale enn det ein skulle tru ut frå overordna omtalar av arkiva og saksbehandlingsprosessane. Det er derfor nødvendig å undersøkje kva som faktisk er i arkiva.

Har saksbehandlinga vore rutineprega og regelstyrt og arkiva er ordna og oversiktlege, er det ofte tilstrekkeleg å ta stikkprøvar av materialet. Er saksbehandlinga komplisert og uviss, er det  stor variasjon i sakene eller er arkiva uordna, vil det vere behov for ein meir omfattande gjennomgang av arkiva for å identifisere innhaldet.

Kartlegging av eldre papirarkiv

Før innføringa av elektroniske journalar og arkiv, var arkivfunksjonen ofte heilt eller delvis desentralisert. Ulike avdelingar eller fagområde hadde eigne arkiv.

Ofte hadde ein arkivmedarbeidar (nokre ganger eit par arkivmedarbeidarar, ein sekretær eller ein saksbehandlar) ansvar for det enkelte arkiv. Arkivet og saksområdet var ofte ikkje større enn at det var mogeleg ”å ha kunnskapen i hovudet”, slik at det blei laga lite skriftleg materiale som dokumenterte ordning og innhald i arkiva.

I slike tilfelle er det viktig at personar som kjende arkiva godt blir intervjua, og at omtalane av arkiva blir nedskrivne mens det framleis er tilsette i organet som kjenner arkiva godt. Tidlegare var det mindre vanleg å dokumentere saksbehandlingsprosessar. Det er derfor viktig å bruke og  dokumentere kunnskapen som erfarne saksbehandlarar har.