Virksomhetsdokumentasjon

Ofte vil det være hensiktsmessig å begynne kartleggingen med å gjennomgå organets egen virksomhetsdokumentasjon. Her kan man også finne informasjon som bidrar til å identifisere hvilke typer av dokumentasjon og informasjon som produseres i virksomheten, og hvilke som kan være viktig å ta vare på for ettertiden.

Menn på polarisen

Justisdepartementet, Polarvdelingen, Serie D sakarkiv, stykke 77. Klasse 4 fangst, naturvern og viltstell. Fredning av fortidsminner.

Eksempler på virksomhetsdokumentasjon:

  • Årsrapporter
  • Strategiplaner
  • Organisasjonskart
  • Interne og eksterne utredninger av organets organisasjon og virksomhet
  • Kvalitetssikringsdokumentasjon (kvalitetshåndbøker og maler)
  • Arkivplaner og oversikter over arkivmateriale

Andre informasjonskilder

Publiserte informasjonskilder kan også inneholde relevant informasjon. Det er spesielt viktig å skaffe seg oversikt over lover og forskrifter som regulerer saksbehandlingen. Her menes det ikke lover som regulerer all saksbehandling (offentlighetsloven, forvaltningsloven osv.), men særlover og forskrifter f.eks lov om utenrikstjenesten, forskrifter om salg av melkekvoter, forskrift om delegering av myndighet til kirkemøtet eller eksamensforskrifter.

Følgende publiserte informasjonskilder er ofte nyttige. Listen er ikke uttømmende:

  • Lover og forskrifter (Norsk Lovtidend, Lovdata.no)
  • Publikasjoner fra regjeringen som Norges offentlige utredninger, Stortingsmeldinger, Stortingsproposisjoner, Statskalenderen
  • Organets egne nettsider
  • Eventuelt oversiktsverk som tar for seg organets eller saksområdets historie

Det kan også være aktuelt å ta kontakt med ledere og saksbehandlere med lang fartstid i organet. Disse vil kunne utfylle eventuelle hull i den øvrige dokumentasjonen og gi råd om hvilke saksbehandlere det kan være aktuelt å snakke med i forbindelse med kartleggingen av papirarkivene eller fagsystemene.

Snarvei