Skriv ut
For å sikre et godt informasjonsgrunnlag for bevarings- og kassasjonsvurderingen, er det nødvenig å skaffe seg oversikt over materialet som skal bk-vurderes og kunnskap om organet som har skapt materialet.
Hva skal kartleggingen inneholde?
En kartlegging som foretas i forbindelse med en bevarings- og kassasjonsvurdering skal inneholde:
- En gjennomgang og beskrivelse av forvaltningsorganets, etatens eller sektorens funksjoner, myndighetsutøvelse og rolle i samfunnet
- En gjennomgang og beskrivelse av papirarkivene eller de elektroniske systemene: alder, innhold, saksbehandling, omfang, ordningsprinsipper m.m
Hvor detaljert man skal gå til verks?
Kartlegging er ofte krevende både faglig og ressursmessig. Arbeidet bør avgrenses og organiseres slik at gevinstene oppveier kostnadene knyttet til innhenting og bearbeiding av informasjon.
Detaljeringsbehovet varierer med arkivmaterialets karakter og omfang. Det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle hvor detaljert kartleggingen bør være. Jo større omfanget er og mer sammensatt arkivmaterialet er, desto mer krevende vil arbeidet være med å innhente tilstrekkelig informasjon for å bk-vurdere materialet.
Informasjonskilder
En viktig del av kartleggingen er informasjonsinnhentingen. Hvor finner man informasjonen man trenger?
Vi har laget oversikter over informasjonskilder som kan brukes i kartleggingen av organets funksjoner og ansvarsområder samt det papirbaserte og elektroniske materialet organet har skapt.
Listene er veiledende. Det kan være andre gode informasjonskilder i det aktuelle organet som ikke er nevnt i oversikten, og det er ikke sikkert at alle informasjonskildene vi har nevnt er tilgjengelige og nyttige i det aktuelle tilfellet