Skriv ut
Hva er rettighetsdokumentasjon?
Dokumentasjon av juridiske personers (individers, organisasjoners, bedrifters og offentlige organers) rettigheter og plikter kalles rettighetsdokumentasjon.
Ulike typer rettighetsdokumentasjon
En type rettighetsdokumentasjon er eiendomsinformasjon, særlig eiendomstransaksjoner, festekontrakter og heftelser på eiendommer.
En annen type rettighetsdokumentasjon er materiale som dokumenterer viktige hendelser i enkeltpersoners liv, attester, bekreftelser og annen dokumentasjon i forbindelse med fødsel, død, ekteskap, adopsjon, statsborgerskap osv.
Vitnemål, fagbrev, dokumentasjon av fartstid for sjøfolk og dokumentasjon av pensjonsrettigheter er også eksempel på rettighetsdokumentasjon.
Materiale som dokumenterer individers møte med statlig eller kommunal forvaltning, kan ofte inneholde rettighetsdokumentasjon. Straffesaker, barnevernssaker og tvungen innleggelse ved psykiatriske institusjoner dokumenterer statens maktbruk.
Det er også viktig å bevare dokumentasjon som viser hvorvidt stat og kommune har oppfylt sine forpliktelser overfor sine borgere f.eks rett til undervisning (elevmapper fra grunnskole og spesialskoler), helsebehandling (pasientjournaler) og omsorg (dokumentasjon på behandling i barnehjem og gamlehjem).
Hvor lenge skal rettighetsdokumentasjon bevares?
Rettighetsdokumentasjon bevares så lenge det er knyttet rettigheter eller plikter til materialet. Når det gjelder eiendomsinformasjon vil det som regel si for all fremtid, ellers er bevaringen ofte tidsbegrenset til x antall år etter rettighetshaverens død, sakens avslutning osv.
Skal rettighetsdokumentasjon avleveres?
Rettighetsdokumentasjon oppbevares enten i arkivdepot og hos arkiveier dvs. organet som har det juridiske ansvaret for materialet, avhengig av materialets beskaffenhet og organets evne til å ta vare på materialet. Eiendomsinformasjon har svært lang levetid. I praksis vil denne typen informasjonsom regel bli bevart for all fremtid enten hos arkiveier eller i et arkivdepot dvs. i Riksarkivet, ved et statsarkiv, ved et byarkiv eller i et kommunalt eller fylkeskommunalt arkivdepot.
Hvis materialet hverken har historisk eller forskningsmessig verdi for ettertiden eller inneholder rettighetsdokumentasjon, skal materialet kasseres når organet ikke lenger har behov for materialet.