Det bør fastsettes en tidsfrist for hvor lenge materiale, som ikke skal avleveres, skal oppbevares for å unngå at man bruker ressurser på å oppbevare materiale som ikke lenger har dokumentasjonsverdi. Hvis det ikke lar seg gjøre å tidsfeste bevaringsbehovet, bør man angi tidspunkt for en fornyet BK-vurdering.

Materiale som dokumenterer organets rettigheter og plikter, skal bevares hos organet så lenge organet har behov for det av administrative eller juridiske hensyn. Dette gjelder alt materiale som ikke er funnet bevaringsverdig i henhold til de tre første bevaringsformålene.