Er organet sine funksjonar dokumenterte i det aktuelle materialet?

Ta utgangspunkt i kartlegginga av organet og kartlegginga av papirarkiva eller dei elektroniske systema. Det er viktig å kople arkiv, arkivseriar og elektroniske system til ansvarsområde og saksbehandlingsprosessar.

Sjølv om makrovurderinga indikerer at materialet har stor bevaringsverdi, inneber ikkje dette alltid at innhaldet i papirarkiva og dei elektroniske systema er bevaringsverdige. Organet, etaten eller sektoren kan for eksempel ha ein viktig samfunnsfunksjon eller ha spelt ei viktig rolle i samfunnsutviklinga, utan at det finst tilstrekkeleg spor etter dette i det aktuelle materialet.

Inneheld materialet drøftingar og vurderingar etter skjønn?

Det kan også vere mykje skjønn i saksbehandlinga utan at skjønnet er dokumentert i arkivmaterialet.

Finst det informasjon om viktige samfunnsforhold i materialet?

Papirarkiv og system inneheld ofte mykje informasjon som er samla inn i forbindelse med saksbehandlinga. Sjølv om organet sin funksjon, ansvarsområde og samfunnsmessige verdi ikkje tilseier bevaring, kan materialet likevel vere bevaringsverdig fordi det innheld informasjon om viktige samfunnsforhold eller informasjon som klargjer samfunnsutviklinga.

I analysen av materialet er kriteria nedanfor nyttige for å finne fram til materialet sin bevaringsverdi:

  • Tidsspenn, kontinuitet, omfang og dekningsgrad
  • Informasjonsrikdom og tematisk variasjon
  • Lenking
  • Spesielle hendingar, personar, dokument og gjenstandar
  • Alder

Dersom ein konkluderer med at informasjonen er bevaringsverdig for all framtid, må ein vurdere om informasjonen ein ønskjer å bevare finst fleire stader. Dersom informasjonen finst fleire stader, må det vurderast kvar det er mest formålstenleg å bevare den.