Er organets funksjoner dokumentert i det aktuelle materialet?

Ta utgangspunkt i kartleggingen av organet og kartleggingen av papirarkivene eller de elektroniske systemene. Det er viktig å koble arkiver, arkivserier og elektroniske systemer til ansvarsområder og saksbehandlingsprosesser.

Selv om makrovurderingen indikerer at materialet har stor bevaringsverdi, innebærer ikke dette alltid at innholdet i papirarkivene og de elektroniske systemene er bevaringsverdige. Organet, etaten eller sektoren kan for eksempel ha en viktig samfunnsfunksjon eller ha spilt en viktig rolle i samfunnsutviklingen, uten at det finnes tilstrekkelig spor av dette i det aktuelle materialet.

Inneholder materialet drøftinger og skjønnsmessige vurderinger?

Det kan også være mye skjønn i saksbehandlingen uten at skjønnet er dokumentert i arkivmaterialet.

Finnes det informasjon om viktige samfunnsforhold i materialet?

Papirarkiver og systemer inneholder ofte mye informasjon som er innhentet i forbindelse med saksbehandlingen. Selv om organets funksjon, ansvarsområder og samfunnsmessige betydning ikke tilsier bevaring, kan materialet allikevel være bevaringsverdig fordi det inneholder informasjon om viktige samfunnsforhold eller informasjon som belyser samfunnsutviklingen.

I analysen av materialet er kriteriene nedenfor nyttige for komme frem til materialets bevaringsverdi:

  • Tidsspenn, kontinuitet, omfang og dekningsgrad
  • Informasjonsrikdom og tematisk variasjon
  • Lenkbarhet
  • Spesielle hendelser, personer, dokumenter og gjenstander
  • Alder

Dersom man konkluderer med at informasjonen er bevaringsverdig for all fremtid, må man vurdere om informasjonen man ønsker å bevare finnes flere steder. Hvis informasjonen finnes flere steder, må det vurderes hvor det er mest hensiktsmessig å bevare informasjonen.

Les mer om