Bevaringsformålene

Arkivverket opererer med fire bevaringsformål eller grunner til å bevare arkivmateriale:

  • Å dokumentere viktige samfunnsfunksjoner, offentlige organers myndighetsutøvelse og deres rolle i samfunnsutviklingen.
  • Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.
  • Å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.
  • Å dokumentere offentlige organers virksomhet ut fra administrative og driftsmessige behov.

De to første formålene sier hva Arkivverket legger i arkivlovens formulering "monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde". Materiale som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, skal bevares for all fremtid. Når organet som har skapt materialet, ikke lenger har bruk for det, vanligvis etter 25-30 år, avleveres materialet til Riksarkivet, et statsarkiv eller et kommunalt arkivdepot. Der blir materialet tilgjengeliggjort og blir kilder som forskere, slektsforskere og journalister kan benytte seg av. Historiske kilder kan være alt fra middelalderdiplomer, kirkebøker og 1700-talls kopibøker til arkivet etter Sekretariatet for konfliktrådene, Havarikommisjonens rapporter, NRKs filmarkiver eller Landbruksregisteret.

De to siste formålene spesifiserer begrepene rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Det skilles vanligvis mellom rettighetsdokumentasjon dvs. materiale som dokumenterer juridiske personers (individers, organisasjoners, bedrifters eller andre offentlige organers) rettigheter og plikter (formål 3) og materiale som dokumenterer organets egne administrative og juridiske behov (formål 4).

Mann i papirhaug

Skal vi drukne i papir? Spurte Else Marie Røed i Adminstrasjonsnytt nr. 2, 1956

Gangen i en bevarings- og kassasjonsvurdering?

1. En bevarings- og kassasjonsvurdering begynner alltid med en overordnet vurdering (makrovurdering) av organets funksjoner, myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen.

2. Hvis makrovurderingen viser at organet har eller har hatt viktige samfunnsfunksjoner, at dets myndighetsutøvelse har fått varige og dyptgripende konsekvenser eller at organet har hatt en viktig rolle i samfunnsutviklingen, er neste skritt å undersøke om dette er dokumentert i det aktuelle materialet.

3. Hvis makrovurderingen ikke taler for bevaring av materialet, kan allikevel materialet ha et innhold som i seg selv er bevaringsverdig. Du må derfor vurdere om materiale gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, eller belyser samfunnsutviklingen, og dermed er bevaringsverdig.

4. Hvis de forutgående vurderingene viser at materialet ikke har historisk eller forskningsmessig verdi, må du vurdere om materialet dokumenterer personers eller virksomheters rettigheter og plikter. Hvis man på forhånd vet at store deler av materialet er rettighetsdokumentasjon, for eksempel eiendomsopplysninger, som det vil være knyttet rettigheter til i svært lang tid fremover, er det ikke nødvendig å bruke mye tid på makrovurderingen.

5. Hvis materialet heller ikke inneholder rettighetsinformasjon, blir konklusjonen at materialet ikke er bevaringsverdig for ettertiden. Hvor lenge materialet skal oppbevares før det kasseres dvs. slettes eller destrueres, avhenger av organets egne adminstrative og rettslige behov.