Skriv ut
Sletting av opplysninger
Potensielle konflikter mellom slettingsbestemmelser i andre lover og bestemmelsene i arkivloven er løst i arkivloven § 9 c. Her står det at kassasjonsforbudet i arkivloven går foran bestemmelser om sletting i andre lover eller forskrifter.
De eneste unntakene er beskrevet i § 9 c og d og gjelder personopplysningsloven og helseregisterloven. Bestemmelser om sletting med hjemmel i disse lovene kan i spesielle tilfeller gå foran kassasjonsbestemmelsene i arkivloven. Men det er ingen automatikk, først må Riksarkivaren uttale seg.
Retting av opplysninger
Arkivmateriale kan heller ikke rettes slik at tidligere uriktige eller ufullstendige opplysninger slettes, hvis opplysningene har hatt betydning for saksforberedelse, vedtak eller annet som bør dokumenteres etter arkivlovens formål. Her må det altså utøves et visst skjønn. Hvis du er usikker, kontakt Arkivverket.
Hvis tungtveiende personvernhensyn tilsier at mangelfulle personopplysninger skal rettes, enten ved at de skal slettes eller sperres, og de ikke kan kasseres i medhold av arkivloven, skal likevel Riksarkivaren høres før Datatilsynet kan treffe vedtak om sletting. Vedtaket kan klages inn for Personvernnemnda, og i siste instans påklages videre til Kongen.
Du kan lese mer om bevaring og sletting og forholdet mellom arkivloven og andre lover i Ivar Fonnes, Arkivhåndboken, Oslo 2009, kap 8.3.
Hvorfor skal vi bevare ømfintlige personopplysninger for ettertiden?
En sak kan ha flere sider, og hvis noen føler seg urettferdig behandlet, blir det umulig å ta opp saken i ettertid hvis alle bevis og dokumentasjon er borte.
På lang sikt kan forskere være interessert i å studere forholdet mellom samfunn og individ, på samme måte som forskere nå er interessert i personopplysninger på 1700-tallet. Arkivverket har gode rutiner for å ta godt vare på opplysninger som skal være unntatt offentligheten.
Eksempel
Tjenestemannsloven § 14 forutsetter at det normalt skal settes et tidspunkt for når et disiplinært forhold tilhører fortiden. "Sletting" i lovens forstand betyr imidlertid ikke at alle spor skal eller kan slettes. Det betyr at en ordensstraff som er ilagt en ansatt, ikke skal kunne brukes mot vedkommende etter en viss tid.
Tjenestemannsloven setter heller ingen frist for sletting, men overlater det til den enkelte virksomhet. Selv om dokumentasjonen ikke skal slettes fysisk når advarselen eller disiplinærstraffen ikke lenger skal hefte ved den ansatte, må dokumentasjonen gjøres utilgjengelig etter dette tidspunktet. Verken nåværende eller eventuelle fremtidige ledere skal ha tilgang til informasjonen.