Sletting av opplysningar

Potensielle konfliktar mellom slettingsføresegner i andre lover og føresegnene i arkivlova er løyst i arkivlova § 9 c. Her står det at kassasjonsforbodet i arkivlova går framom føresegner om sletting i andre lover eller forskrifter.

Dei einaste unnataka er spesifiserte i § 9 c. og d. og gjeld personopplysningslova og helseregisterlova. Føresegner om sletting med heimel i desse lovene kan i spesielle tilfelle gå føre kassasjonsføresegnene i arkivlova. Men det er ingen automatikk, først må Riksarkivaren uttale seg.

Retting av opplysningar

Arkivmateriale kan heller ikkje rettast slik at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar blir sletta, dersom opplysningane har hatt betyding for saksførebuing, vedtak eller anna som bør dokumenterast etter arkivlova. Her må det altså visast eit visst skjønn. Dersom du er usikker, kontakt Arkivverket.

Dersom tungtvegande personvernomsyn tilseier at mangelfulle personopplysningar skal rettast, anten ved at dei skal slettast eller sperrast, og dei ikkje kan kasserast i medhald av arkivlova, skal likevel Riksarkivaren høyrast før Datatilsynet kan fatte vedtak om sletting. Vedtaket kan klagast inn for Personvernnemnda, og i siste instans klagast vidare til Kongen.

Du kan lese meir om bevaring og sletting og forholdet mellom arkivlova og andre lover i Ivar Fonnes, Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo 2009, kap. 8.3.

Kvirfor skal vi bevare sensitive personopplysningar for ettertida?

Ei sak kan ha fleire sider, og dersom nokon kjenner seg urettferdig behandla, blir det umogeleg å ta opp saka i ettertid dersom alle prov og all dokumentasjon er borte.

På lang sikt kan forskarar vere interesserte i å studere forholdet mellom samfunn og individ, på same måte som forskarar no er interesserte i personopplysningar frå 1700-talet. Arkivverket har gode rutinar for å ta godt vare på opplysningar som skal vernast mot innsyn.

Eksempel

Tenestemannslova § 14 føreset at det normalt skal fastsetjast eit tidspunkt for når eit disiplinært forhold tilhøyrer fortida. "Sletting" i lova sin forstand betyr likevel ikkje at alle spor skal eller kan slettast. Det betyr at ei ordensstraff som ein tilsett har fått, ikkje skal kunne brukast mot vedkomande etter ei viss tid.

Tenestemannslova set heller ingen frist for sletting, men overlèt det til den einskilde verksemda. Sjølv om dokumentasjonen ikkje skal slettast fysisk når åtvaringa eller disiplinærstraffa ikkje lenger skal hefte ved den tilsette, må dokumentasjonen gjerast utilgjengeleg etter dette tidspunktet. Verken noverande eller eventuelle framtidige leiarar skal ha tilgang til informasjonen.