Linjeoppgåve

For eit lite organ med ordna arkiv, få fagsystem og ei kort og oversiktleg historie, kan det vere tilstrekkeleg at bevarings- og kassasjonsplanen (bk-planen) blir utarbeidd av ein tilsett i arkivet eller ein saksbehandlar som er fortruleg med arkiva.

Kven bør lage bevarings- og kassasjonsplanen? Den som kjenner arkiva best, er ikkje nødvendigvis den rette til å lage ein bk-plan. Vedkomande bør også vere systematisk, vere flink til å innhente informasjon, ha god kjennskap til organet og ha god skriftleg formuleringsevne.

Det er viktig at vedkomande hentar informasjon frå andre medarbeidarar i arkivet, it-tilsette, saksbehandlarar og leiarar, alt etter behov. Utkastet til bevarings- og kassasjonsplan bør også kvalitetssikrast av tilsette i og utanfor arkivet som kjenner arkiva, fagsystema og organet si historie godt.

Internt prosjekt

Når det skal utarbeidast ein bk-plan for eit større organ f.eks. eit departement, eit direktorat eller ein sektor, kan det vere formålstenleg å organisere arbeidet som eit prosjekt.

Kven bør delta i prosjektet? Det er viktig at arbeidet med bk-planen ikkje berre blir arkivet sitt prosjekt, men organet (organa) sitt prosjekt dvs. at også saksbehandlarar og it-folk er med i prosjektgruppa, og at prosjektet blir forankra i organet (organa) si leiing. Samtidig er det viktig at arkivet har påverknad i prosjektet, f.eks. ved at arkivleiar er prosjektleiar, deltek i prosjektet eller sit i styringsgruppa.

Skal det lagast ein bk-plan for eit stort organ, ein etat eller ein sektor, kan det vere ein fordel med eit forprosjekt som kan gi ei oversikt over omfanget av prosjektet både med omsyn til kor mykje materiale som skal kartleggast og bk-vurderast, og kor mykje ressursar som trengst for å gjennomføre eit slikt prosjekt.

Eksterne konsulentar

Dersom organet ikkje har kompetanse eller ressursar til å lage ein bk-plan, kan det vere ei løysing å setje bort heile eller delar av arbeidet med bk-planen til eksterne konsulentar. Eksterne konsulentar kan også leie eller delta i eit prosjekt som utarbeider bk-planen.

Sjølv om arbeidet blir sett bort, er det nødvendig å involvere arkivmedarbeidarar, it-medarbeidarar, saksbehandlarar og leiarar i arbeidet med bevarings- og kassasjonsplanen. Tilsette i organet må hjelpe med informasjon undervegs i prosessen. Det er viktig at det blir sett av tid til dette og at leiinga signaliserer at arbeidet er viktig.

Det er også viktig at arkivet og it-tenesta kvalitetssikrar utkastet til bk-plan før det blir sendt til Arkivverket. Arkivet skal på eit seinare tidspunkt utføre kassasjonen av papirarkiv og sørgje for at kassasjonsfristar blir haldne. Prosjektet må forsikre seg om at arkivet forstår korleis kassasjonen skal vere og at vald kassasjonsmetode lèt seg gjennomføre i praksis.

It-tenesta skal ta uttrekk (eksportar) frå systema som skal deponerast, og må også gå god for den uttrekksmetoden som er vald.