Dokumentasjon av organet si verksemd

Ofte vil det vere formålstenleg å begynne kartlegginga med å gjennomgå verksemda til organet. Her kan ein også finne informasjon som hjelper til med å identifisere kva typar dokumentasjon og informasjon som blir produserte i verksemda, og kva som kan vere viktig å ta vare på for ettertida.

Menn på polarisen

Justisdepartementet, Polarvdelingen, Serie D sakarkiv, stykke 77. Klasse 4 fangst, naturvern og viltstell. Freding av fortidsminne.

Eksempel på dokumentasjon av verksemd:

  • Årsrapportar
  • Strategiplanar
  • Organisasjonskart
  • Interne og eksterne utgreiingar om organet sin organisasjon og verksemd
  • Kvalitetssikringsdokumentasjon (kvalitetshandbøker og malar)
  • Arkivplanar og oversikter over arkivmateriale

Andre informasjonskjelder

Publiserte informasjonskjelder kan også innehalde relevant informasjon. Det er spesielt viktig å skaffe seg oversikt over lover og forskrifter som regulerer saksbehandlinga. Her gjeld det ikkje lover som regulerer all saksbehandling (offentleglova, forvaltningslova osv.), men særlover og forskrifter f.eks. lov om utanrikstenesta, forskrifter om sal av mjølkekvotar, forskrift om delegering av fullmakt til kyrkjemøtet eller eksamensforskrifter.

Følgjande publiserte informasjonskjelder er ofte nyttige (lista er ikkje uttømmande):

  • Lover og forskrifter (Norsk Lovtidend, Lovdata.no)
  • Publikasjonar frå regjeringa, offentlege utgreiingar, stortingsmeldingar, stortingsproposisjonar, statskalendaren
  • Organet sine eigne nettsider
  • Eventuelle oversiktsverk som omhandlar organet eller saksområdet til organet si historie

Det kan også vere aktuelt å ta kontakt med leiarar og saksbehandlarar med lang fartstid i organet. Desse vil kunne utfylle eventuelle hol i dokumentasjonen og gi råd om kva saksbehandlarar det kan vere aktuelt å snakke med i samband med kartlegginga av papirarkiva eller fagsystema