Det bør setjast ein tidsfrist for oppbevaring av materiale som ikkje skal avleverast, slik at ein unngår å bruke ressursar på materiale som ikkje lenger har dokumentasjonsverdi. Dersom det ikkje lèt seg gjere å tidsavgrense bevaringsbehovet, bør ein bestemme tid for ei fornya bk-vurdering.

Materiale som dokumenterer organet sine rettar og plikter, skal bevarast hos organet så lenge organet har behov for det av administrative eller juridiske grunnar. Dette gjeld alt materiale som ikkje er funne bevaringsverdig i samsvar med dei tre første bevaringsformåla.