Kva er informasjonsrikdom og tematisk variasjon?

Når materialet inneheld mange ulike typar informasjon som er lite sjølvsagd, er informasjonstettleiken stor. Det talar for bevaring.

Dess meir einsarta informasjonen i arkivmaterialet er, desto mindre er informasjonstettleiken – og dermed bevaringsverdien. Når same type opplysningar går igjen, bør ein vurdere kassasjon eller bevaring av utval og prøvar.

Korleis bruke kriteriet?

Ta utgangspunkt i kartlegginga av arkivseriane eller dei elektroniske systema og undersøk:

  • Har serien eller systemet mange ulike typar opplysningar eller svært få opplysningar?
  • Kva slags saksbehandling skjer i systemet? Er saksbehandlinga rutineprega og opplagd, eller er det store variasjonar frå sak til sak?
  • Kva slags saksbehandlingsprosessar dokumenterer arkivserien? Er saksbehandlinga rutineprega og klar eller er det store variasjonar frå sak til sak?

Kriteriet bør vurderast i forhold til andre kriterium som tidsrom, omfang, dekningsgrad og representativitet. Dersom materialet scorar høgt på desse kriteria, kan det vere grunn til bevaring, sjølv om materialet representerer rutinemessig saksbehandling og har låg informasjonstettleik.

I slike tilfelle må ein i tillegg klarleggje om informasjonen er lettare tilgjengeleg andre stader og kan bevarast der. Dersom det er tilfellet, bør ein vurdere om materialet skal kasserast.

Eksempel

Saker som gjeld freding og verning av bygningar er eksempel på saker med stor informasjonstettleik og stor tematisk variasjon.

Sakene inneheld gjerne omtale av bygningen sin historikk, om eigarar, bygningen sin funksjon, byggtekniske opplysningar, omtale av interiør og eksteriør og endringar over tid. Dei kan ofte også innehalde opplysningar om byggeskikken i området.