Skriv ut
Hva er elektronisk arkiv?
Begrepet elektronisk arkiv omfatter både tradisjonelle journal- og arkivsystemer (Noark), fagsystemer og registre.
Generelle bestemmelser
Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter finner du i riksarkivarens forskrift av 1.desember 1999, nr. 1566, kapittel IX.
I prinsippet gjelder alle bestemmelsene i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk, men mange bestemmelser er utformet før det ble vanlig med elektronisk arkivering. Hvis du er i tvil om hvordan en bestemmelse skal anvendes i ditt elektroniske arkiv, register eller fagsystem, ta kontakt med Riksarkivet.
Kassasjon i elektronisk arkiv
Alle godkjente Noark-4 system skal ha mulighet for å sette inn koder for bevaring og kassasjon på saksnivå. I Noark-5 er det enda større muligheter for å legge inn bestemmelser om bevaring og kassasjon.
Riksarkivaren oppfordrer forvaltningen til å ta i bruk disse mulighetene. Når et system bare inneholder nødvendig informasjon, er det lettere å søke i systemet, og det er enklere å vedlikeholde.
Utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan
Alle statlige organer må utarbeide forslag til bevaring og kassasjon for sine elektroniske arkiver, registre og fagsystemer. Vi har laget en veiledning til bruk for forvaltningen.
Eksisterende vedtak
Vil du vite om det allerede finnes bestemmelser eller vedtak som berører ditt organ? En oversikt over bevarings- og kassasjonsvedtakene fattet av Riksarkivaren er lagt ut på våre hjemmesider. Kopi av bk-vedtakene fås ved henvendelse til riksarkivet@arkivverket.no