Hva er arkivbegrensning?

Arkivbegrensning innebærer at man fjerner eller holder dokumenter, som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, utenfor arkivet.

Når skal arkivbegrensning utføres?

Arkivbegrensning skal helst gjennomføres i forbindelse med postbehandling eller ved arkivering (arkivlegging). Dersom dette ikke er gjort, kan arkivbegrensning skje ved bortsetting eller senest ved avlevering (arkivforskriften § 3 -19).

Materiale som blir skilt ut ved arkivbegrensning, kan oppbevares separat utenfor arkivet, slettes eller kastes.

Arkivbegrensning er lovpålagt

Bestemmelsene om arkivbegrensning er ikke bare en tillatelse til å skille ut overflødig materiale, men et pålegg om å gjøre det. Arkivforskriftens intensjon er at offentlige arkiver ikke skal fylles opp med materiale som ikke er bevaringsverdig for ettertiden.

Muligheten for å utsette arkivbegrensningen til materialet skal avleveres, er ingen oppfordring til å vente lengst mulig. Arkivbegrensning bør gjennomføres ved postbehandling eller arkivlegging.

Hva slags materiale skal skilles ut ved arkivbegrensning?

Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylt, skal skilles ut ved arkivbegrensning. Fra dette er det følgende unntak:

  • organet som har utarbeidet materialet, skal arkivere et eksemplar samt de nødvendige forarbeidene
  • dokumenter som fører til saksbehandling eller er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres

Konsept, utkast, kladder, kladdenotater, ekstra kopier og interne meldinger, som ikke har verdi for saksbehandlingen eller som dokumentasjon, skal skilles ut ved arkivbegrensning. Fra dette er det følgende unntak:

  • konsepter som har noteringer eller påtegnelser som er nødvendige for å forstå saken eller sammenhengen saken oppsto i, skal arkiveres
  • kopi av utgående dokumenter skal arkiveres
  • andre kopier som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres

Tekstbehandlingsfiler og lignende, bortsett fra det som inngår i elektronisk sakarkiv (arkivforskriften § 2-13), skal skilles ut ved arkivbegrensning.

Saksdokumenter som medlemmer av offentlige utvalg mottar, med mindre de er saksdokumenter for organet medlemmene representerer, skal skilles ut ved arkivbegrensning.

Annet materiale som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skilles ut ved arkivbegrensning.

Snarveier

Se også