Papirarkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet sin virksomhet (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot.

Hvem skal motta arkivet?

Arkivverket (Riksarkivet, statsarkivene og Samisk arkiv) er arkivdepot for alle statlige organ. Sentrale statlige organ skal avlevere sitt arkiv til Riksarkivet, mens regionale og lokale statlige organ skal avlevere sitt arkiv til statsarkivet i tilhørende distrikt. Forsvarets arkiver etter 1. januar 1940 skal avleveres til Riksarkivet. Riksarkivaren kan gjøre unntak fra denne fordelingen.

Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avsluttete arkiv til et kommunalt arkivdepot, med mindre Riksarkivaren har fastsatt noe annet.

Når skal arkivet avleveres?

Arkivmateriale skal normalt avleveres når materialet er om lag 25 til 30 år gammelt. Riksarkivaren kan fastsette en annen avleveringsfrist når spesielle administrative og bevaringsmessige hensyn tilsier det.

Krav til materialet som skal avleveres

Hva må gjøres med arkivmaterialet før en avlevering kan finne sted?

  • Materialet skal vurderes med hensyn til bevaring og kassasjon før avlevering.
  • Dersom deler av materialet er vedtatt kassert,skal dette materialet fjernes fra arkivet, før arkivet ordnes før avlevering.
  • Arkivbegrensning skal utføres i henhold til regelverket.
  • Arkivmaterialet skal ordnes slik at indre og ytre proveniens opprettholdes samt renses og pakkes.
  • Materialet skal vurderes med tanke på klausulering, og gradert materiale skal avgraderes.
  • Avleveringslister skal lages. Listene må være godkjent av arkivinstitusjonen som skal motta materialet, før avlevering kan skje.
  • Arkivstykkene (eske, bind osv) skal merkes dvs. etiketteres.
  • Materialet overleveres fysisk, etter avtale med mottagende arkivinstitusjon

Spesielt om avlevering av fotografier

Liste over fotografiene legges ved fotografiene. Listen skal sendes til Arkivverket i elektronisk form. Dersom materialet inneholder glass, må forsendelsen forberedes spesielt. Avlevering skal være avtalt på forhånd.

Les mer om