Kva er eit interkommunalt arkiv?

Eit IKA er eit sjølvstendig interkommunalt selskap som yter ulike arkivrelaterte tenester for eigarane sine. Interkommunale arkiv er som regel organiserte etter lov om interkommunale selskap eller etter kommunelova. Representantskapet er etter lov om interkommunale selskap IKA si høgaste styresmakt og her deltek alle eigarkommunane. Representantskapet vel eit styre som har ansvaret for den daglege drifta i selskapet.

Kva gjer eit interkommunalt arkiv?

Ei hovudoppgåve for eit IKA er rådgiving innan moderne arkivdanning for eigarane. Rådgivingstenesta dekkjer dei fleste aspekt ved moderne arkivdanning - arkivplanlegging og innkjøp og konfigurering av sak/arkivsystem. Arkivplanlegging omfattar blant anna utarbeiding av lokale retningslinjer, rutinar, registrering av arkivinnhald og oppbygging og dokumentering av elektroniske arkivsystem.

Den andre hovudoppgåva er depotfunksjonen. Den inneber blant anna mottak, kontroll og oppbevaring av eldre/avslutta arkiv og tilgjengeleggjering og formidling frå arkiva. Dei fleste IKA-ane tilbyr depottenester både for arkiv produserte i papirformat og arkiv produserte i elektronisk form.

Kvifor vere eigar i eit interkommunalt arkiv?

Etter kvart som fullelektroniske saksarkiv blir innførte i kommunane vil det bli større behov for spesialkompetanse. Eit IKA kan hjelpe til med innkjøp og bruk av system, og ta ansvar for å ta vare på og tilgjengeleggjere arkivet i ei digital form. Slike kunnskapar kan ikkje byggjast opp i alle små kommunar i landet, men eit interkommunalt arkiv kan ha tilgang til spisskompetanse på alle felt. Det er heller ikkje alle kommunar som kan ha gode arkivlokale for papirarkivet sitt, og det vil då lønne seg å bruke eit IKA som fjernarkiv.

Korleis samarbeider dei interkommunale arkiva?

Sjølv om IKA-ane er sjølvstendige selskap er dei kjende for det faglege samarbeidet sitt på alle fagområde. Heilt sidan opprettinga av dei første IKA-ane har dei gjennom formelt og uformelt samarbeid utvikla høg kompetanse innan fagfelta sine. Formelle samarbeid inkluderer arkivplan.no., tidsskrifta Arkheion og tyngre faglege prosjektsamarbeid (f.eks. Arkivsamarbeidet).