Kan avleveringer fra Noark-4-system være i Noark 5-format?

Riksarkivet mottar stadig spørsmål om avleveringer fra Noark-4-baserte sakarkivsystem kan avleveres/deponeres i Noark 5-format. Svaret at Riksarkivaren ikke vil gi en generell dispensasjon fra bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII §§ 8-21–8-24 .

Periodiseringstidspunkt er avgjørende når man skal vurdere hvorvidt man kan eksportere arkivuttrekk i Noark 5-format fra data produsert i en Noark 4-løsning. Dersom periodiseringen skjer i et Noark 4-system, skal data deponeres i Noark 4-format. Dersom data er konvertert til et Noark 5-system og periodiseringen skjer etter dette, skal deponeringen være i Noark 5-format – selv om dataene ble produsert i et Noark 4-system. 

Forvaltningsorgan som ønsker å deponere/avlevere uttrekk fra godkjente system basert på eldre versjoner av Noark-standarden (Noark-3 og Noark-4) i tråd med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII §§ 8-21–8-24, har krav på at leverandøren leverer denne tjenesten. Dette følger av godkjenningen som Riksarkivaren ga for systemet.

Ved avlevering/deponering fra Noark 5-baserte løsninger krever Riksarkivaren at arkivskaper dokumenterer utfyllende informasjon om opphavet til dataene i uttrekket. Informasjonen skal omfatte opplysninger om hvorvidt det er kun Noark-4-baserte data, kun Noark 5-data eller en kombinasjon. Eventuelle forekomster av Noark 3-data skal også dokumenteres.

Kan kommuner og fylkeskommuner innenfor sine fullmakter velge å deponere/avlevere uttrekk fra sine Noark-4-systemer i Noark 5-format?

Riksarkivet blir også spurt om det er samme regler for kommunale og fylkeskommunale organ enn for statlige, eller om kommunal sektor står friere.

Når det gjelder kommunal sektors rett til å velge andre løsninger enn statsforvaltningen, skal den enkelte kommune og fylkeskommune fastsette egne spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike krav skal baseres på Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar, og kravene skal godkjennes av Riksarkivaren.

Normalinstruksen baserer seg på Riksarkivarens forskrift, kapittel VIII, og åpner for at kommuner og fylkeskommuner som mener de kan framvise tilfredsstillende alternative metoder for håndtering av elektronisk arkiv, kan legge disse fram for Riksarkivaren til godkjenning. De kommunene som ikke har utarbeidet egne, godkjente spesifikasjoner basert på normalinstruksen, skal normalt følge bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII når det gjelder avlevering av elektronisk arkivmateriale.