Kva er eit godt arkivformat?

Eit godt arkivformat for langtidslagring skal helst fylle fleire krav:

  • ope og komplett (fullstendig) dokumentert
  • etablert i marknaden og i utbreidd bruk  
  • filene skal kunne lesast og analyserast på ein enkel måte  
  • sjølvdokumenterande  
  • uavhengig av maskinvare og programvare  
  • ikkje vere patentverna  
  • ikkje ha krypteringar  
  • robust og effektivt

Kva arkivformat er gyldige?

  • Elektroniske dokument (med tekst og bilete eller grafikkobjekt)
  • Rein tekst, TIFF, XML eller PDF/A  
  • Fotografi og bilete: TIFF eller JPEG  
  • Kart: TIFF eller SOSI
  • Video: MPEG-2  
  • Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave.

Les meir i Riksarkivaren si forskrift § 8-17

Korleis blir dokumenta testa?

For testing av Adobe PDF og PDF/A-dokument brukar Riksarkivet verktøyet Adobe Acrobat Professional versjon 9. Preflight-funksjonen validerer PDF- og PDF/A-dokument og testar desse mot alle krav i standarden ISO 19005-1 og ISO 32000-1. Alle avvik vil bli presenterte i ein detaljert rapport. Rapporten kan lagrast i PDF eller XML. Det er ei lang rekkje testar som kan utførast og det er ferdigdefinerte ”profilar” for test av for eksempel PDF 1.7 og PDF/A. (Verktøyet kan også rette feil.)

Kjekt å vite

Excel-ark kan vere vanskelege å konvertere til arkivformat dersom dei ikkje passar inn på ei side. Enkle rekneark kan med fordel konverterast til rein kommaseparert tekst, mens excel-bøker ikkje kan dette. Dersom excel-filene ikkje skal avleverast, kan dei ligge i produksjonsformat hos verksemda.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-13 seier at dersom saksdokument skal kunne lagrast elektronisk må det nyttast fullgode dokumentlagringsformat som er godkjente av Riksarkivaren.

Riksarkivaren si forskrift § 8-17 listar opp dei godkjente dokumentformata for avlevering og deponering.