Kvifor skal ein deponere i arkivdepot?

Elektronisk arkivmateriale er sårbart, derfor har Riksarkivaren bestemt at ein kopi av digitalt arkivmateriale skal oppbevarast og vedlikehaldast to stader. Verksemda har originalen og depotet har ein tryggingskopi.

Kva hvis data går tapt?

Dersom ei verksemd mister sine eigne data kan ho få ein kopi frå arkivdepotet og drifte denne vidare.

Kva dersom data blir endra?

Dersom eit organ endrar sakstitlar eller graderingar eller kasserer saker, kan det bli aktuelt å sende eit nytt uttrekk av basen til depot for å erstatte det førre.

Skal elektroniske arbeidskopiar også deponerast?

For arkivdelar der dokumenta er på papir, skal eventuelle tilknytte elektroniske arbeidskopiar deponerast saman med journalopplysningane. Dokumenta skal konverterast til arkivformat.

Kjekt å vite

Når ein arkivdel blir avslutta kan verksemda ha behov for å rydde i basen, men etter maksimalt to år skal uttrekket sendast til arkivdepotet.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 3-17 seier at ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode straks skal overførast til arkivdepot.

Avleveringsføresegnene §8-5 seier at elektroniske dokument som høyrer til skal følgje med deponeringa.