Kva er EPJ?

Pasientjournalforskrifta, gitt i medhald av helsepersonellova § 40, definerer pasientjournal som  ”samling eller samanstilling av nedteikna/registrerte opplysningar om ein pasient i samband med helsehjelp”. Basert på denne definisjonen blir det avleidd at ein EPJ er ei slik samling eller samanstilling som er elektronisk ført.

Pasientjournalen skal innehalde relevante og nødvendige opplysningar om pasienten og helsehjelpa, og dei opplysningane som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsett i lov eller i medhald av lov. Det skal normalt berre førast ein pasientjournal for kvar pasient innanfor ei verksemd. Denne skal nyttast av alle kategoriar helsepersonell som yter pasienten helsehjelp. Forskjellige verksemder kan ikkje nytte felles pasientjournal. Det er viktig å vere merksam på at pasientjournalen, og dermed også EPJ, er eit logisk omgrep.

Den samlinga av opplysningar som er pasienten sin EPJ, treng ikkje nødvendigvis å vere handtert av eit og same EPJ-system. Ofte vil det vere slik at det i tillegg til opplysningane i det generelle EPJ-systemet finst opplysningar i fleire spesialiserte system som inngår i pasienten sin EPJ.

Utfyllande informasjon om EPJ finst på nettsidene til Helsedirektoratet, Avdeling standardisering, som inntil vidare har adressa http://www.kith.no/ .

Kven har ansvaret for EPJ?
EPJ-standarden for elektroniske pasientjournalar er utarbeidd av KITH - Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektoren AS. Frå 1.1.2012 er KITH overført til Helsedirektoratet. EPJ-standarden blei publisert i 2001 og revidert i 2007. Siste versjon består av seks delar, og kvar av delane utgjer eit eige dokument. Del 5 er under utvikling og den kjem til å ta for seg dei arkivfaglege aspekta. Helsedirektoratet, Avdeling standardisering, har hovudansvaret for utvikling av standard og kravspesifikasjonar for EPJ.

Godkjenning av EPJ-system
Riksarkivaren si forskrift kapittel IX om elektronisk arkivering av saksdokument § 2-3 stiller krav til elektroniske system, format og lagringsmedium, men også til organisering og rutinar. Samtidig seier § 2-2 at det, for spesialiserte fagsystem med journalfunksjonar, kan gjerast unnatak frå krava om arkivering i Noark-standarden. På denne bakgrunnen godkjente Riksarkivaren i perioden 1.1.1999 til 1.10.2002 løysingar for elektronisk pasientjournal.

Etter at Helsedepartementet og KITH gjennom EPJ-standarden sette normer som varetok dei arkivfaglege krava, er elektronisk pasientjournalar å forstå som typegodkjende dersom dei følgjer normene frå departementet og KITH. EPJ-system som følgjer EPJ-standarden er altså å vurdere som fullgode system for handtering av opplysningar om ein pasient i samanheng med helsehjelp.

Tilsyn med EPJ-system
Det er helsepersonellova og forskrifta om pasientjournal som spesifiserer korleis pasientjournalar (elektroniske) skal førast og korleis innhaldet skal organiserast. I dette ligg at Riksarkivaren sin tilsynsheimel dekkjer arkivfaglege forhold i offentlege verksemder i helsetenesta, men at det i tillegg er ein helsefagleg styringskontroll for pasientarkiv i helsetenesta. Denne kontrollen er fordelt på ulike organ: den normsetjande funksjonen blir vareteken av Helsedirektoratet (og deira underliggjande organ KITH), mens den etterfølgjande kontrollen og tilsynsverksemda blir vareteken av Helsetilsynet.

Skal EPJ-system meldast inn til Riksarkivaren?

Pasientjournalsystem som følgjer EPJ-standarden, skal ikkje meldast til Riksarkivaren. Dei spesifikke føresegnene om deponering som gjeld for Noark-baserte løysingar, gjeld heller ikkje for pasientjournalar.

Skal EPJ-system avleverast til Riksarkivaren?

Så lenge sjukehusa var fylkeskommunale verksemder, blei pasientjournalane avleverte til fylkesarkivet, eventuelt til eit statsarkiv - 10 år etter pasienten sin død. Nå som sjukehusa er statlege skal pasientjournalane avleverast til Riksarkivaren. Dette gjeld både papirbaserte og elektroniske pasientjournalar.

Norsk helsearkiv er i ferd med å bli etablert som ein eigen institusjon under Riksarkivaren, og interimsorganisasjonen var på plass per 1. august 2010. Etableringa av Norsk helsearkiv byggjer på forslaga i NOU 2006:5 Norske helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene. Stortinget har vedteke lovendringar som gir heimel for etableringa av Norsk helsearkiv - lov av 22. juni 2012 nr. 47 om endringar i helseregisterlova mv. (etablering av Norsk helsearkiv m.m.). Vidare skal Helse- og omsorgsdepartementet saman med Kulturdepartementet utarbeide ei forskrift for Norsk helsearkiv. Forskriftsarbeidet er nå i gang.

I tilknyting til forskriftsarbeidet, og til Helsedirektoratet sitt arbeid med ny del 5 av EPJ-standarden, utarbeider Helsedirektoratet i samarbeid med interimsorganisasjonen Norsk helsearkiv ein standard for elektroniske uttrekk frå EPJ-system. Leverte elektroniske uttrekk frå spesialisthelsetenesta sine EPJ-system skal på sikt samlast i eit felles elektronisk depot i Norsk helsearkiv.

Lovendringane frå juni 2012 utvidar og presiserer plikta til å avlevere pasientjournalarkiv. Norsk helsearkiv skal ta imot og bevare pasientjournalane frå spesialisthelsetenesta som består av bl.a. alle helseføretak (sjukehus mv.), private klinikkar og legespesialistar. Private verksemder i spesialisthelsetenesta har nå ei plikt til å avlevere pasientjournalarkiv, på lik linje med offentlege verksemder. Dette betyr at både offentlege og private verksemder innanfor spesialisthelsetenesta skal avlevere pasientjournalarkiva sine til Norsk helsearkiv. Private verksemder i spesialisthelsetenesta er likevel ikkje omfatta av arkivforskrifta sine krav til journalføring av verksemda si saksbehandling, og skal til forskjell frå offentlege verksemder ikkje avlevere sakarkivet sitt.

EPJ-system i kommunal sektor (primærhelsetenesta)

Norsk helsearkiv skal vere depot for spesialisthelsetenesta, og ikkje for primærhelsetenesta. Det inneber at kommunar anten må bevare pasientarkiva sjølve, levere dei til sine eigne depotordningar eller innhente kassasjonsløyve frå Riksarkivaren.

I praksis er ein relativt stor del av pasientarkiva i primærhelsetenesta danna hos private aktørar, oftast enkeltmannsføretak eller relativt små sentra, som ”driv for rekninga til kommunen” for eksempel gjennom ein fastlegeavtale med kommunen. Pasientarkiv hos private som yter helsetenester for ein kommune, kan ikkje sjåast som ein del av kommunen si arkivdanning. Det skuldast særleg at kontrollen med at pasientjournalane blir riktig førte, er eit forhold direkte mellom Helsetilsynet og den private aktøren, og at den teieplikta helsepersonellet har, ganske stramt regulerer kva opplysningar den private aktøren i det heile har lov til å gi vidare til kommunen.

Kjekt å vite

I 2006 kom eit utval med utgreiinga "Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene. Om arkivdepot for spesialisthelsetjenesten" (NOU 2006: 5). Utgreiinga dannar grunnlaget for etableringa av Norsk helsearkiv.

Lovheimel

Det er fleire regelsett som regulerer helsestellet sine dokumentasjonsoppgåver og arkivfunksjonar: helselovgivinga, helseregisterlovgivinga og arkivlovgivinga.

Pasientjournalforskrifta §§ 14 og 15 har blant anna berøringspunkt med arkivlova og § 4 omhandlar pasientjournalsystem.

Stortinget har 22. juni 2012 vedteke lovendringar som etablerer Norsk helsearkiv: Lov om endringar i helseregisterlova mv.  Lovendringane gir også heimel til reglar i forskrift.