Kva slags periodeskilje?

Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på ein ny periode i arkivet, må det vurderast kva slags periodeskilje som skal gjerast. Det er to alternativ.

Skarpt skilje

Ved skarpt skilje blir alle saker avslutta ein bestemt dato, og det blir oppretta nye saker i ny arkivdel. Dersom ei sak ikkje er avslutta, skal det lagast koplingar eller tilvisingar til ny sak. Inngåande brev som det ikkje er gitt svar på, kan overførast til ny periode i eit papirarkiv. Ved bruk av papirjournal må det gjerast skarpt skilje.

Fordelen er at det er enkelt å finne fram for ettertida. Ulempa er at saker blir splitta. Det medfører ein del ekstraarbeid for saksbehandlarar som må orientere seg i to arkivperiodar for å finne fram.  

Mjukt skilje

Dette blir også kalla skilje ved hjelp av overlappingsperiodar. Ein ny periode blir starta ein gitt dato, mens den gamle arkivdelen har status ”overlapping” i ein periode på normalt 1-2 år. Når overlappingsperioden er avslutta, er det berre dei sakene som ikkje har fått nye journalpostar som blir liggjande i den gamle perioden. Denne blir avslutta og blir ein historisk base. Ei sak som stadig får nye journalpostar, kan gjennomleve mange periodeskilje.

Fordelen er at saksbehandlarane ikkje får ulemper, men det kan bli vanskeleg for ettertida å finne fram i arkivet fordi ei sak ikkje ligg i den perioden den blei starta, men der den blei avslutta.

Kjekt å vite

Ved overgang til elektronisk arkiv kan aktive saker ferdigbehandlast  i papirarkivet dersom det gjeld saker som har kort behandlingstid. Ved aktive saker som trekkjer ut i tid, skal det setjast skarpt skilje.