Hva er bortsetting?

Ved periodisering skal arkiver fra forrige settes bort eller plasseres i historiske databaser.

Hvordan gjøres bortsetting?

Elektronisk arkiv og journal settes bort ved at de avsluttede arkivdelene skilles ut og overføres til en historisk database. Statlige organ skal samtidig deponere sine eldre elektroniske arkiver i det arkivdepot kommunen bruker eller annet depot som kommunen har avtale med (for eksempel et interkommunalt arkiv)

Fysisk arkiv som skal settes bort plasseres i et egnet arkivlokale. Ved bortsetting av papirarkiv skal arkivet:

• Renses for binders, strikker, plast og lignende.
• Arkivbegrensing skal foretas hvis det ikke er utført tidligere.
• Saker som skal kasseres bør fjernes. Hvis kassasjonsfristen ikke har gått ut, må saker som skal kasseres plasseres for seg.
• Sakene må holdes i den orden de hadde i det aktive arkivet (dvs etter at arkivnøkkel eller andre rekkeordningssystem).
• Arkivsakene plasseres i arkivesker
• Det føres en liste over de bortsatte sakene. Denne listen plasseres i arkivplanen.