Kva er periodisering?

Periodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet. Papirarkiv blir pakka ned og plasserte i eit bortsetjingsarkiv, elektroniske arkiv blir lagde inn i ein historisk database som er tilrettelagt for søkjing.

Når skal det periodiserast?

Periodane skal vere på minst 4-5 år. For kommunar kan det ofte vere gunstig å setje eit skilje kvart fjerde år i takt med kommunevala. For små organ er det kanskje ønskjeleg med sjeldnare skilje.

Ein skal i alle fall gjere periodeskilje når:

  • det blir teke i bruk eit nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
  • det blir store omorganisereringar  
  • ein går over til elektronisk arkiv

Eit arkiv er gjerne delt opp i arkivdelar, og kvar arkivdel kan periodiserast for seg. Periodeskiljet kan med fordel takast ved årsskiftet.

Arkivdelar som er objektordna, f.eks. personalmapper som er klasserte på namn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klasserete på gards- og bruksnummer, treng kanskje ikkje periodiserast i det heile. Alternativt kan dei sakene som har blitt uaktuelle takast ut og flyttast til ein eigen arkivdel.

Kassasjon

Dersom det ikkje blei gjort arkivavgrensing ved journalføring, skal det gjerast ved periodisering.

Dersom ikkje ein bevaring- og kassasjonsplan allereie er på plass, skal materialet kassasjonsvurderast ved periodisering.

Kjekt å vite

I eit elektronisk arkiv er det sjeldan nødvendig å gjere skarpt skilje.

Overgang til eit anna system eller leverandør eller til ein ny generasjon av Noark-standarden, krev ikkje periodisering, men det kan vere praktisk å gjere større endringar og lage eit skilje ved slike høve.

Lovheimel

Arkivforskrifta kapittel IIIB, §§ 3-12 - 3-17, seier at sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i periodar.