I bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen, fastsatt av Riksarkivaren 1. desember 1999 (forskrift nr. 1566) med hjemmel i forskrift 11. desember 1998 nr 1193 om offentlige arkiv, heter det i pkt. 8.4: "Etikettene skal limes på med lim etter standard godkjent av Riksarkivaren."

Problemene med å finne fram til egnet lim og å få festet etiketter på en tilfredsstillende måte er av praktisk art. Riksarkivaren har derfor ikke funnet å ville gi egne forskrifter om dette, men har i stedet latt utarbeide en veiledning som vil være til hjelp i det praktiske arbeidet. Veiledningen ble sist omarbeidet i 2011 og godkjent av Riksarkivaren 6. april 2011.

1. Etiketter på arkivesker, kontorinnbindinger og bind uten kulturhistorisk verdi

På esker og bind som ikke har noen verdi utover den å beskytte bokblokken, kan flere typer klebestoffer benyttes, for eksempel gummierte, stivelses-, akryl-, cellulose- eller vinylbaserte. Det er viktig at klebestoffet ikke avgir skadelige substanser til bokblokken eller sure gasser som påvirker klimaet i magasinene.

2. Etiketter på protokoller og bøker

På originalbind er det viktig å bruke et klebestoff som er reversibelt (kan fjernes) og ikke virker nedbrytende på objektet. Det finnes flere typer lim på markedet. Disse kan være basert på stivelse, cellulose, akryl eller andre vannaktiverbare substanser. Det finnes også ferdig limte etiketter som er akrylbaserte eller gummierte og som aktiveres ved lett fukting. Hvilket klebestoff som velges er avhengig av størrelsen på samlingen, økonomiske rammer og praktisk tilrettelegging. Det er viktig at alle typer klebestoff som benyttes til etikettering er godkjent med hensyn til spesifikke standarder og internasjonale retningslinjer.

Ved spørsmål vedrørende etikettering kan Riksarkivets konserveringsgruppe kontaktes (se kontaktinformasjon nederst på siden).