Skriv ut
Klassering og fysisk ordning
I et papirarkiv holdes dokumentene samlet i et saksomslag som legges på én og kun én klasse etter et klassifikasjonssystem. Hvis arkivet er objektordnet, som i et personalarkiv, ligger saker tilknyttet en ansatt i eget omslag. Innenfor omslaget kan saker ligge ordnet etter arkivkode.
Periodisering og bortsetting
Ved skarpt periodeskille må det opprettes nye saker og legges henvisningskort i saksmappene mellom periodene. Ved mykt skille der mapper blir overført til en ny periode legges det henvisningskort i mappen der den lå før. Alle avsluttede saker pakkes ned i esker og settes bort slik at det blir plass til nye saker.
Oppbevaring og arkivlokaler
Den aktive perioden oppbevares nær arkivtjenesten og saksbehandlerne, den sist avsluttede perioden oppbevares i et bortsettingsarkiv og de eldre periodene kan oppvares i et fjernarkiv. Arkivmateriale som har gått ut av bruk avleveres til arkivdepot når det er 25-30 år gammelt. Kravene til lokaler øker jo sjeldnere det blir sett til. Det er med andre ord strengere krav til et fjernarkiv enn til et dagligarkiv.
Saksbehandling og kopibok
Man bør arkivere saksbehandlers første utkast, konseptet. Konsept som skal godkjennes kan påføres merknader fra leder med penn.Konseptet bevares i saksmappen, mens en kopi av det ferdige brevet legges i kopiboka.
Journalen og arkivtjenesten
Det må påføres manuelt i journalen at brev har gått ut. Det er primært arkivtjenesten som registrerer i journalen, men de kan gi saksbehandlerne begrenset tilgang. Inn- og utgående brev kan skannes inn og gjøres søkbare som arbeidskopier for saksbehandlerne.
Kjekt å vite
Hvis saksbehandling foregår elektronisk, med dokumentflyt og merknader, skal dokumentene lagres og avleveres elektronisk. Saksbehandling kan foregå på papir men skannes inn og bli godkjent som elektronisk lagret dokument.