Kva er ei kopibok?

Ei kopibok er ei systematisk, vanlegvis kronologisk, samling av kopiar av alle brev ei verksemd sender ut. Kopiane blir ofte sette inn i ein ringperm, men dei skal normalt bindast inn før avlevering. Kopibøker kan få kontorinnbinding, slik det er gjort greie for  i Riksarkivaren si forskrift kapittel VII.

Kvifor har ein kopibok?

Tradisjonelt har kopiboka vore ein nyttig søkjeinngang til arkivmaterialet. Kopiane har oftast vore sorterte etter dokumentet sin dato eller korrespondansepartnar. Gjennom kopiboka er verksemda sine brev lett tilgjengelege for dei tilsette og andre som treng innsyn, sjølv om saka er lånt bort, gått tapt eller er kassert.

Treng ein kopibok?

  • Når ein har papirjournal og papirarkiv er kopibok påkravd og nødvendig.
  • For arkivdelar som har elektronisk journal og papirarkiv, skal det førast kopibok.
  • Dersom verksemda arkiverer eigenproduserte dokument i godkjent arkivformat i eit godkjent Noark-system, og i tillegg arkiverer eit eksemplar i saksmappa, er det ikkje nødvendig å skrive ut ein ekstra kopi til kopiboka. Dei elektroniske kopiane skal deponerast og avleverast som eit vanleg elektronisk arkiv saman med journalopplysningane. Føresegnene i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII skal følgjast. Papirarkivet skal avleverast når det er 25-30 år gammalt.
  • Ved elektronisk arkiv i eit godkjent Noark-system er det ikkje påkravd at det skal førast kopibok. Dersom verksemda likevel har papirbasert kopibok, skal den ikkje avleverast.

Kjekt å vite

Ved deponering skal alle elektroniske saksdokument som er i godkjent arkivformat, både inngåande, utgåande og interne, vere med i arkivuttrekket. Dette gjeld også for dei dokumenta som skal leverast på papir seinare.

Verksemder som har elektronisk arkiv, men som likevel har behov for ein underskriven kopi av sine eigne brev, kan setje kopi av det signerte brevet inn i ein ringperm eller skanne den som eigen versjon på journalposten i Noark-systemet.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 3-9 seier at det normalt skal lagast ei kopibok som inneheld kopiar av alle utgåande dokument, og at elektronisk arkiv kan erstatte kopiboka.

Arkivforskrifta § 3-20 bokstav d. seier at kopiboka skal avleverast.

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX § 3-4 seier at papirbasert kopibok kan sløyfast for arkivdelar der utgåande dokument blir elektronisk lagra.

Riksarkivaren si forskrift kapittel VII omhandlar innbinding av kopibøker mm.