Kva er overføring?

Når ein funksjon eller eit fagområde blir flytta frå eit organ til eit anna, eller eit organ blir innlemma i eit anna, får arkivmaterialet ein ny eigar og blir overført dit.

Dersom funksjonen blir nedlagt, skal derimot arkivet avleverast.

Kvirfor overføre arkiv?

Det er ikkje formålstenleg at arkiv som framleis kan tenkjast å vere i administrativ bruk blir avleverte til arkivdepot. Saksbehandlarar og publikum som søkjer innsyn i nyare arkivmateriale skal vende seg til det organet som forvaltar fagområdet.

Korleis overføre arkiv?

Ved overføring skal det følgje med ei overføringsliste, som er utforma som ei avleveringsliste, og det skal sendast melding til Arkivverket. Det nye organet skal oppbevare det overførte arkivet for seg, og ikkje blande det saman med med sitt eige arkivmateriale.

Kjekt å vite

Dersom det nye organet vil behalde arkivmaterialet til ein funksjon som er lagd ned, skal det søkjast Riksarkivaren om få låne det i ein periode.

Dersom funksjonen lever vidare men det nye organet ikkje har bruk for arkivmaterialet, kan det likevel søkjast om å få avlevert materialet til arkivdepot.

Lovheimel

Arkivforskrifta kapittel IIID, §§ 3-22 og 3-23, omhandlar overføring av arkiv.