Veiledning - Skjema for innmelding av elektroniske systemInnmeldingen skal omfatte systemer med bevaringsverdig eller bevaringsaktuell arkivinformasjon som arkiverer saksdokumenter elektronisk. Systemer for økonomiforvaltning og andre systemer for internadministrative formål skal ikke innmeldes.

Det skal fylles ut ett skjema pr. system.

Spesielt om punkt 3a og 3b i skjemaene
Statlige organer skal både innmelde rene journalsystemer (herunder typegodkjente Noark-systemer) og andre spesialiserte systemer (ofte kalt fagsystemer) som arkiverer saksdokumenter elektronisk. Spesialiserte fagsystemer kan ha journalfunksjoner integrert. 3a skal besvares med "ja" både når det dreier seg om et rent journalsystem og et annet system med integrert journal. Kommunale og interkommunale organer skal kun innrapportere system med elektronisk sakarkiv.

I punkt 3b spørres det om systemet oppfyller Noarks O2-krav. O2 er betegnelsen på de spesifiserte kravene til elektronisk sakarkiv i Noark-4, kapittel 5. Spørsmålet som stilles, er mao. om systemet – dersom det har journalfunksjoner – håndterer elektroniske saksdokumenter i samsvar med kravene til elektronisk arkivering i Noark-4, kapittel 5.

Rød stjerne i skjemaene
Noen sentrale felter i skjemaet er obligatoriske. De er merket med rød stjerne. Det vil ikke være mulig å sende skjemaet hvis ett eller flere av disse feltene ikke er utfylt. Ved forsøk på sending vil brukeren da få melding om hvilke felter som må fylles ut.