Hva er et fagsystem?

Begrepet fagsystem favner vidt og er veldig forskjelligartet. I ulike fagmiljø brukes mange ulike begrep – man snakker om saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem, informasjonssystem, kunnskapssystem, forsystem, dokumenthåndteringssystem, kundehåndteringssystem osv. Tradisjonelt har Arkivverket skilt mellom internadministrative system og fagspesifikke system. Med ”internadministrative system” forstås spesialiserte verktøy for å understøtte spesialiserte, interne arbeidsoppgaver knyttet til lønn, personal og journalføring. Begrepet ”fagspesifikke system” ble brukt til å definere system som skulle håndtere spesialiserte fagoppgaver. Et elektronisk fagsystem defineres ofte som et støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ, ofte tilrettelagt for for håndtering av et stort antall saker som krever likeartet behandling.

Hva er utfordringene ved fagsystemer?

Arkivlederen i en virksomhet har ansvaret for at arkivfunksjonen i fagsystemet er i tråd med arkivloven. Arkivleder er også ansvarlig for å vurdere bevaringsverdien til opplysningene i fagsystemet og sørge for at bevaringsverdige opplysninger blir avlevert. Det kan oppleves som vanskelig å komme i inngrep med systemutviklerne, og systemene er ofte store og komplekse og brukes i miljøer som har begrenset forståelse for krav til arkivdokumentasjon.

Arkivleder må holde seg orientert om fagsystemer som skal utvikles eller revideres og være premissgiver på det arkivfaglige området også i design- og utviklingsfasen.