Kva må ein tenkje på?

Innrapportering
Det skal innrapporterast til Arkivverket at verksemda går over til elektronisk lagring og byter system.

Instruksar
Det skal utarbeidast instruksar om oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet og om interne ansvarsforhold og rutinar.

Kursing og forankring
- Saksbehandlarane som før har jobba på papir og skal gå over til elektronisk dokumentflyt, treng kursing og oppfølging.
- Leiinga må vere interessert i å ta i bruk det nye verktøyet og bidra til entusiasme i arbeidet.

Skanning
- Originalar bør oppbevarast i nokre månader i tilfelle feilskanning.
- Utgåande brev som har underskrift kan skannast om ønskjeleg, men det er ikkje nødvendig.
- Innkomne brev treng ikkje bli stempla før dei blir skanna.

Periodisering
Det skal gjerast periodeskilje ved overgang til elektronisk arkiv, og det er ikkje høve til å overføre papirsaker til den nye arkivdelen utan spesiell godkjenning frå Riksarkivaren. Saker som ikkje er avslutta i den gamle arkivdelen kan behandlast ferdig på papir dersom ein ikkje ønskjer å gjere eit skarpt periodeskilje.

Kjekt å vite

For at ein arkivdel skal vere elektronisk, skal alle hovuddokument vere elektroniske. Ein kan ha vedleggsarkiv på papir.

Det er ikkje nødvendig å ha kopibok i eit elektronisk arkiv.

 

Lovheimel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX handlar om elektronisk arkivering av saksdokument.