Hva må det tenkes på?

Innrapportering
Det skal rapporteres inn til Arkivverket at virksomheten går over til elektronisk lagring og bytter system.

Instrukser
Det skal utarbeides instrukser om oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet og om interne ansvarsforhold og rutiner

Kursing og forankring
- Saksbehandlerne som før har jobbet på papir og skal gå over til elektronisk dokumentflyt trenger kursing og oppfølging.
- Ledelsen må være interessert i å ta i bruk det nye verktøyet og bidra til entusiasme i virksomheten.

Skanning
- Originaler bør bevares i noen måneder i tilfelle feilskanning.
- Utgående brev som har underskrift kan skannes inn om ønskelig, men det er ikke nødvendig.
- Innkommende brev trenger ikke stemples før de skannes.

Periodisering
Det skal tas periodeskille ved overgang til elektronisk arkiv, og det er ikke anledning til å overføre papirsaker til den nye arkivdelen uten spesiell godkjenning fra Riksarkivaren. Saker som ikke er avsluttet i den gamle arkivdelen kan behandles ferdig på papir hvis det ikke er ønskelig å ta et skarpt periodeskille.