Riksarkivaren har pålagt landets kommuner å sende inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for de arkivlokaler som inneholder kommunens eldre og avsluttede arkiv  så snart som mulig og seinest 31.12.2011. Rapporten skal ikke omhandle lokaler som inneholder daglig arkiv. Lokalene som inneholder eldre og avsluttede arkiv, skal tilfredsstille kravene til spesialrom for arkiv  slik disse er definert i arkivforskriften kapittel IV.

Rapporten skal sendes til det statsarkivet som kommunen sogner til:

• Statsarkivet i Oslo har ansvar for kommunene i Oslo, Akershus og Østfold
• Statsarkivet i Hamar har ansvar for kommunene i Hedmark og Oppland
• Statsarkivet i Kongsberg har ansvar for  kommunene i Vestfold, Buskerud og Telemark
• Statsarkivet i Kristiansand har ansvar for kommunene i Aust- og Vest-Agder
• Statsarkivet i Stavanger har ansvar for kommunene i Rogaland
• Statsarkivet i Bergen har ansvar for kommunene i Hordaland og Sogn og Fjordane
• Statsarkivet i Trondheim har ansvar for kommunene i Møre og Romsdal, Sør- og Nord-Trøndelag og Nordland
• Statsarkivet i Tromsø har ansvar for kommunene i Troms og Finnmark

Kravene til rapporten er at det kreves at den har et bygningsfaglig  innhold. Dette betyr at rapporten skal utarbeides av personer med bygningsfaglig kompetanse, som for eksempel personer ansatt i kommunens bygningsetat, en uavhengig takstmann eller lignende.

Rapporten skal også opplyse om alle kravene som er stilt i arkivforskriften kapittel IV er innfridd eller om det forekommer mangler på lokalene i forhold til kravene. Til dette kan det være nyttig å bruke en sjekkliste.

Når du sender inn rapporten, må du alltid huske på å opplyse om kommunens navn og hvem som har utarbeidet rapporten og hvem som er bygningsfaglig ansvarlig.

En sjekkliste med forslag til hvordan en rapport kan skrives finner du i ressursfeltet til høyre.