Riksarkivaren har pålagt kommunane i landet å sende inn ein bygningsfagleg tilstandsrapport for dei arkivlokala som inneheld kommunen sitt eldre arkiv.  Rapporten skal ikkje omfatte lokale som inneheld dagleg arkiv. Lokala som innheld eldre og avslutta arkiv, skal tilfredsstille krava til spesialrom for arkiv  slik desse er lista opp i arkivforskrifta kapittel IV.

Rapporten skal sendast til det statsarkivet som kommunen soknar til:

Kravet til rapporten er at den skal ha eit bygningsfagleg innhald. Dette betyr at rapporten skal utarbeidast av personar med bygningsfagleg kompetanse, som for eksempel personar tilsette i kommunen sin bygningsetat, ein uavhengig takstmann eller andre.

Rapporten skal også opplyse om alle krava som er stilte i arkivforskrifta kapittel IV, er oppfylte eller om det finst manglar på lokala i forhold til krava. Det kan vere nyttig å bruke ei sjekkliste til dette.

Når du sender inn rapporten må du alltid hugse på å opplyse om namnet til kommunen, kven som har utarbeidd rapporten og kven som er bygningsfagleg ansvarleg.

Ei sjekkliste med forslag til korleis ein rapport kan skrivast, finn du i ressursfeltet til høgre.