Skriv ut
Hva er arkiveringsplikten?
Et offentlig organ skal arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i virksomheten, som enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkivplikten gjelder for både de brevene man mottar eller sender ut og de interne notatene - og er dermed videre enn journalføringsplikten.
Hvorfor har forvaltningen en arkiveringsplikt?
Arkivene skal:
- sikre at forvaltningen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak.
- sikre publikum adgang til viktig informasjon om forvaltningens planer og virksomhet
- sikre at publikum kan dokumentere egne rettigheter og eiendom og trygge personlig rettssikkerhet.
- sikre publikum infomasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter
- sikre at forvaltningens historie kan skrives i framtiden.
Kjekt å vite
Hvis et dokument hverken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses, det vil si at de ikke skal legges i arkivet i det hele tatt.
Lovhjemmel
Arkivloven §6 sier om arkivansvaret at offentlege organ plikter å ha arkiv, og at det skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.