Skriv ut
Hva er et arkiv?
Ordet arkiv kan ha flere betydninger i ulike sammenhenger:
- de samlede dokumentene til en enkelt arkivskaper
- det fysiske stedet de blir oppbevart
- den organisatoriske enheten som har ansvar for det
- en depotinstitusjon som oppbevarer arkiv som ikke lenger i bruk.
Hvorfor ha arkiv?
Alle skaper arkiv, av varierende størrelse og orden. De transaksjoner man har med andre og de handlinger man gjør dokumenteres. Både egenproduserte og mottatte dokumenter lagres for senere bruk. Offentlige organ har en arkiveringsplikt etter arkivloven.
Hvordan arkivere?
Jo mer systematisk det arkiveres jo større verdi har arkivet. I et fysisk arkiv stilles dokumentene opp i en gitt rekkefølge. I et elektronisk arkiv ligger filene lagret med unike navn. Filene må søkes opp via arkivsystemet der nødvendige opplysninger (metadata) lagres.
Offentlige organ skal normalt bruke et Noark-godkjent system. Private arkivskapere vil også ha nytte av å bruke et Noark-system.
Kjekt å vite
Et dokument kan være noe fysisk som f.eks et papirbrev, en bok, et kart eller en kassett. Eller det kan være en digital fil med tekst, bilde lyd og/eller film.
Lovhjemmel
Arkivloven § 6 sier at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid.