Definisjonar og omgrep

Offentleglova har utvida verkeområde i forhold til den gamle offentleglova. Selskap blir omfatta av føresegnene i offentleglova, jf. § 2 bokstav c. og d. Hovudregelen i § 3 om at einkvar kan krevje innsyn i saksdokument, journalar eller liknande register, vil gjelde for selskap.

Definisjon av kva som er og ikkje er saksdokument framgår av offentleglova § 4. Dokument som etter denne paragrafen ikkje er definerte som saksdokument for organet, kjem ikkje inn under journalføringsplikta.

Kva skal journalførast?

For selskap som er å forstå som kulturinstitusjonar, gjeld det også eit anna unnatak, jf. offentlegforskrifta § 1 andre ledd bokstav a. der det framgår at offentleglova ikkje gjeld for ”dokument som gjeld kunstnarleg og fagleg programmering og planlegging av repertoar i kulturinstitusjonar”. Denne typen dokument kan journalførast ut frå interne behov for attfinning, gjenbruk, dokumentasjon og saksbehandling - men dette må leiinga ta stilling til. Sjølv om desse dokumenta blir førte i journal, treng ikkje selskap å utlevere dei ved eit eventuelt innsynskrav, jf. offentleglova § 1 tredje ledd bokstav a.

Dei andre dokumenta skal journalførast og arkiverast i tråd med føresegnene i arkivlova med forskrifter så framt det ikkje er presisert unnatak i offentleglova, offentleglovforskrifta, rettleiaren til offentleglova eller arkivlova med forskrifter.

Kva kan det krevjast innsyn i?

Det kan krevjast innsyn både i eit enkelt dokument, fleire dokument i same sak, fleire saker av same type og i journalen og ”liknande register”. Dokumenta må vere saksdokument for organet, men treng ikkje vere journalførte for å bli rekna som eit saksdokument (ein kan altså ikkje la vere å journalføre for å sleppe innsyn). Eit saksdokument er eit dokument som har kome inn til eller blitt lagt fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet (jf. offentleglova § 4). Eit dokument blir rekna som ferdig når det er motteke (i møte, pr. brev, e-post, sms, bod mv. - sendemåten har inga tyding) eller er ferdigstilt internt (det treng med andre ord ikkje vere sendt ut av huset for å bli rekna som saksdokument). Dokumentet er sendt når det er postlagt, faksa eller sendt ut med e-post eller liknande.

I Rettleiar til offentleglova pkt. 4.4.4.1 er ”liknande register” forklart slik:

”[…] Både for ålmenta og journalistar er tilgang til journalane heilt sentralt for å få kunnskap om kva som skjer i forvaltninga og kva dokument det kan vere av interesse å be om innsyn i. Liknande register vil for det fyrste omfatte slike register som har ein liknande funksjon som dei eigentlege journalane, til dømes enklare postlister. For det andre vil dette omfatte andre former for saksoversikter og dokumentoversikter. Eit eksempel er såkalla sakskort, som er ei oversikt over dei dokumenta som finst i ei bestemt sak. Om noko blir kalla journal eller liknande, har ikkje noko å seie, det er funksjonen til registeret som er avgjerande. Når det gjeld slike liknande register, er det i alle tilfelle ein føresetnad for at dei skal vere underlagde innsynsrett, at dei ikkje inneheld andre opplysningar enn dei som kan gå fram av den offentlege journalen.”

Offentleglova sine krav til journalføring

Men selskap har plikt til å føre journal, jf. offentleglova § 10. Journalen skal innhalde dei typane av opplysningar som er sette opp i arkivforskrifta § 2-7. I Rettleiar til offentleglova punkt 4.4.4.2 blir det presisert at sjølv om eit organ ikkje er omfatta av arkivlova, så vil det kunne vere omfatta av offentleglova. Og vidare:

”[…] For å få eit sikkert grunnlag for journalføringsplikt for desse verksemdene, er det difor naudsynt at journalføringsplikta òg følgjer direkte av offentleglova. Andre reglar i arkivlova med forskrifter vil derimot ikkje gjelde for verksemder som er omfatta av offentleglova, men ikkje av arkivlova.”

Dei føresegnene som gjeld om journalføring, er ifølgje offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter.” I Rettleiar til offentleglova pkt. 4.4.4.2 andre avsnitt står det at reglane om journalføring går fram av arkivforskrifta kapittel II B. Dette er §§ 2-6-2-10 i arkivforskrifta.

Offentleglova sine krav til elektroniske journal- og arkivsystem

Det sentrale kravet til eit journal- og arkivsystem i elektronisk form, framgår av § 2-6, kor det står: ”Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i”. Og dei opplysningane som allmenta har krav på innsyn i, er dei opplysningane som er lista opp i § 2-7 i arkivforskrifta.

I arkivforskrifta § 2-9 står det at offentlege organ normalt skal nytte eit arkivsystem som følgjer  krava i Noark-standarden, og som er godkjent av Riksarkivaren.

Konklusjon:

Selskap er pålagde både å føre journal for saksdokumenta sine og å gi publikum innsyn i (ein offentleg variant av) denne journalen. Kva dokument som skal førast i journalen, går fram av arkivforskrifta § 2-6. Kva opplysningar som skal førast i journalen, går fram av arkivforskrifta § 2-7. I tillegg skal selskap ved førespurnad gi innsyn i dei (delane av) saksdokumenta som er offentleg tilgjengelege.

Selskap som skal følgje offentleglova, er ikkje underlagde andre delar av arkivlova med forskrifter enn arkivforskrifta §§ 2-6–2-10, dvs. dei føresegnene som offentleglova krev tilfredsstilt i samanheng med journalføring. Justisdepartementet har gjort greie for dette i brevet sitt til Kulturdepartementet av 10.2010. I brevet konkluderer dei  med at ”arkivforskrifta § 2-9 ikkje gjeld for organ som er omfatta av offentleglova, men ikkje av arkivlova. Det gjeld følgjeleg heller ikkje noko krav om at slike organ skal ha eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden. Sentrale moment i vurderinga har vore at føresegna er lite sentral for føremålet med journalføringskravet i offentleglova § 10 fyrste ledd, og dei praktiske og økonomiske konsekvensane ei plikt etter § 2-9 ville ha.”